Word-Dokument per Fax senden

Warum funktioniert Fax mit Word-Dateien nicht direkt?

Faxgeräte und Faxdienste übertragen Bilder — genauer gesagt: Schwarz-Weiß-Rastergrafiken einer Seite. Ein Word-Dokument im Format .docx ist dagegen eine strukturierte XML-Datei mit Formatierungen, Schriften und eingebetteten Objekten. Diese Dateistruktur versteht kein Faxgerät der Welt.

Der Trick: Zwischen Word und Fax braucht es einen Konvertierungsschritt in das Format PDF. Eine PDF-Datei ist eine standardisierte, druckfertige Darstellung des Dokuments — genau das, was ein Faxdienst zum Versenden benötigt.

Methode 1: Word direkt als PDF speichern

Microsoft Word enthält seit Jahren eine eingebaute PDF-Exportfunktion. Das ist der schnellste und zuverlässigste Weg — kein zusätzliches Programm notwendig.

Windows (Word 2016 und neuer)

1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
2. Klicken Sie oben links auf Datei.
3. Wählen Sie Speichern unter (oder Exportieren → PDF/XPS erstellen).
4. Wählen Sie als Dateityp PDF (*.pdf) aus dem Dropdown-Menü.
5. Klicken Sie auf Speichern — fertig.

Mac (Word für macOS)

1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
2. Klicken Sie im Menü auf Ablage.
3. Wählen Sie Speichern unter.
4. Wählen Sie unter Dateiformat PDF.
5. Klicken Sie auf Exportieren.

Methode 2: Word online zu PDF konvertieren

Falls Sie keinen Zugriff auf Microsoft Word haben oder eine ältere Version nutzen, können Sie Ihr Dokument über einen kostenlosen Online-Konverter umwandeln:

• ilovepdf.com — Word zu PDF, kostenlos, ohne Registrierung
• smallpdf.com — ebenfalls kostenlos, mit optionaler Komprimierung
• Microsoft 365 Online — Datei im Browser öffnen und als PDF herunterladen

Laden Sie Ihr .docx hoch, konvertieren Sie es und laden Sie die fertige PDF herunter. Achten Sie bei Online-Diensten auf den Datenschutz: Laden Sie keine vertraulichen Dokumente (Verträge, Patientendaten, Personalunterlagen) bei unbekannten Drittanbietern hoch.

Methode 3: Drucken als PDF (Windows-Druckdialog)

Eine weitere Möglichkeit, die auf jedem Windows-PC funktioniert — ohne zusätzliche Software:

1. Öffnen Sie das Dokument in Word (oder einem anderen Programm).
2. Drücken Sie Strg + P, um den Druckdialog zu öffnen.
3. Wählen Sie als Drucker Microsoft Print to PDF.
4. Klicken Sie auf Drucken und wählen Sie einen Speicherort für die PDF-Datei.

Diese Methode ist besonders nützlich, wenn Sie ein Dokument aus einem anderen Programm — etwa LibreOffice, Google Docs oder einem Browser — als PDF ausgeben wollen.

Anschließend: PDF per Online-Fax versenden

Sobald Sie Ihre PDF-Datei haben, sind es bei SofortFax.de nur noch drei Schritte bis zum versendeten Fax — ohne Faxgerät, ohne Softwareinstallation, ohne Monatsabo:

1. Faxnummer eingeben — Zielrufnummer mit Vorwahl, z. B. 089 / 123 45 67
2. PDF hochladen — Ihr konvertiertes Word-Dokument als PDF-Datei
3. Absenden und Bestätigung erhalten — Sie bekommen eine Sendebestätigung per E-Mail

Weitere Details zum Versand einer PDF-Datei finden Sie in unserem Artikel PDF als Fax senden. Wer direkt vom PC faxen möchte, ohne vorher zu konvertieren, findet alle Optionen unter Fax vom PC aus senden. Wenn Ihr Dokument eine Unterschrift enthalten soll, lesen Sie unseren Ratgeber Word-Dokument mit Unterschrift faxen.

Tipps für die beste Faxqualität

Fax überträgt Dokumente in Schwarz-Weiß mit einer vergleichsweise niedrigen Auflösung. Das bedeutet: Nicht jedes Word-Layout kommt beim Empfänger so an, wie es auf dem Bildschirm aussieht. Diese Punkte verbessern das Ergebnis deutlich:

• Schriftgröße mindestens 11–12 pt — kleinere Texte können auf dem Fax unleserlich werden
• Hoher Kontrast — schwarzer Text auf weißem Hintergrund funktioniert am besten; graue Texte oder farbige Hintergründe verlieren beim Fax an Lesbarkeit
• Keine bunten Grafiken oder Fotos — Bilder werden in Graustufen umgewandelt und oft unscharf; beschränken Sie sich auf einfache schwarz-weiße Logos oder Grafiken
• Seitenformat A4 — internationale Faxgeräte erwarten A4; US-Letter kann zu Skalierungsproblemen führen
• Wasserzeichen prüfen — manche Word-Vorlagen enthalten Wasserzeichen wie „ENTWURF"; stellen Sie sicher, dass diese vor dem Faxen entfernt sind

Methoden im Vergleich

Methode	Einfachheit	Qualität	Kosten
Word „Speichern als PDF"	Sehr einfach	Sehr gut	Kostenlos
Online-Konverter (ilovepdf etc.)	Einfach	Gut	Kostenlos
Drucken als PDF (Windows)	Einfach	Gut	Kostenlos
Adobe Acrobat (kostenpflichtig)	Einfach	Sehr gut	Abo erforderlich

FAQ: Häufige Fragen

Kann ich auch Excel- oder PowerPoint-Dateien faxen?

Ja — der gleiche Weg funktioniert für alle Office-Formate. Excel-Tabellen (.xlsx) und PowerPoint-Präsentationen (.pptx) lassen sich in Word, Excel bzw. PowerPoint jeweils über Datei → Speichern unter → PDF exportieren. Anschließend laden Sie die PDF bei SofortFax.de hoch und versenden sie wie gewohnt. Beachten Sie bei Excel: Stellen Sie vor dem Export unter Seitenlayout sicher, dass der Druckbereich korrekt definiert ist, damit keine Spalten abgeschnitten werden.

Kann ich ein Word-Dokument mit Unterschrift faxen?

Ja. Fügen Sie Ihre Unterschrift zunächst als Bild in das Word-Dokument ein (eingescannte Unterschrift oder digitale Signatur), speichern Sie das Dokument dann als PDF und faxen Sie die PDF wie gewohnt. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie unter Word-Dokument mit Unterschrift faxen.

Wie viele Seiten kann ich in einem Fax senden?

Das hängt vom gewählten Tarif bei SofortFax.de ab. Die genauen Seitengrenzen und Preise finden Sie auf der Preisseite.

Brauche ich ein Konto bei SofortFax.de?

Nein. SofortFax.de funktioniert ohne Registrierung und ohne Monatsabo — Sie zahlen nur für das, was Sie tatsächlich versenden.