Ein Fax ist im Kern nichts anderes als ein schwarz-weißes Bild, das über die Telefonleitung übertragen wird. Das bedeutet: Egal welches Dateiformat du hast – am Ende wird es vom Faxdienst in ein Schwarz-Weiß-Bild umgewandelt, bevor es beim Empfänger landet. Die Frage „Welche Formate kann ich faxen?" hängt also vor allem davon ab, was der jeweilige Online-Faxdienst bei dir als Datei-Upload akzeptiert.
💡 Kurz zusammengefasst: PDF ist das ideale Format zum Faxen – sauber, universell und verlässlich. Die meisten Online-Faxdienste akzeptieren außerdem Word (DOCX), Bilder (JPG, PNG) und teils weitere Formate. Für bestmögliche Qualität: immer PDF verwenden.
Diese Dateiformate kannst du faxen
Ideales Format. Layouts und Schriften bleiben exakt erhalten. Immer bevorzugen.
Word (DOCX / DOC)
Wird von den meisten Diensten unterstützt. Formatierung kann leicht abweichen.
JPG / JPEG
Fotos und gescannte Dokumente. Qualität hängt von der Auflösung ab.
PNG
Verlustfreie Bilder, z. B. Screenshots. Gut für Texte und Grafiken.
Excel (XLSX)
Nicht bei allen Diensten. Tabellen oft besser als PDF exportieren.
TIFF
Technisch das native Fax-Format. Wird unterstützt, aber selten genutzt.
Warum ist PDF das beste Format zum Faxen?
PDF steht für Portable Document Format – und genau das ist es: Ein Format, das überall gleich aussieht, egal auf welchem Gerät oder System. Wenn du ein PDF faxst, bekommst du auf der Empfängerseite genau das, was du erstellt hast – keine verschobenen Bilder, keine geänderten Schriftarten, keine kaputten Layouts.
Bei Word-Dokumenten kann es passieren, dass der Faxdienst sie intern in ein anderes Format konvertiert und dabei Formatierungen verändert werden – besonders wenn das Dokument spezielle Schriften oder komplexe Layouts enthält. Das Fazit ist eindeutig: Konvertiere Word-Dokumente immer in PDF, bevor du sie faxst.
PDF erstellen leicht gemacht
- Windows: Im Druckdialog „Microsoft Print to PDF" wählen – kostenlos und in Windows integriert
- Mac: Datei öffnen → Drucken → „Als PDF sichern"
- Office (Word, Excel): „Speichern unter" → Dateityp „PDF"
- Online: Kostenlose Konverter wie smallpdf.com oder ilovepdf.com
- Smartphone: In der Druckvorschau direkt als PDF speichern
Was passiert mit Farben beim Faxen?
Faxe werden grundsätzlich in Schwarz-Weiß übertragen – das ist ein technisches Grundprinzip der Faxtechnologie, das seit den 1980ern unverändert gilt. Wenn du ein buntes Dokument oder ein Foto faxst, wird es automatisch in Graustufen oder reines Schwarz-Weiß umgewandelt.
Das hat praktische Konsequenzen: Farbige Markierungen, rote Unterschriften oder bunte Grafiken gehen beim Faxen verloren oder werden schwer lesbar. Achte daher darauf, dass dein Dokument auch in schwarz-weiß gut lesbar ist.
✅ Tipp: Drucke dein Dokument vor dem Faxen auf einem normalen Drucker aus – also schwarz-weiß. Was auf dem Ausdruck gut lesbar ist, kommt auch beim Empfänger gut an.
Welche Auflösung brauche ich für ein gutes Fax?
Faxe werden üblicherweise in einer Auflösung von 200 × 200 DPI (Standard) oder 200 × 400 DPI (Fein) übertragen. Das reicht für normale Textdokumente vollkommen aus. Für gescannte Dokumente gilt: Mindestens 200 DPI beim Scannen verwenden, besser 300 DPI – dann ist auch feiner Text gut lesbar.
| Auflösung beim Scannen | Ergebnis beim Empfänger | Empfehlung |
|---|---|---|
| 72–100 DPI | Unscharf, schwer lesbar | Nicht verwenden |
| 150 DPI | Ausreichend für große Schriften | Nur im Notfall |
| 200 DPI | Standard – gut lesbar | Minimum für Faxe |
| 300 DPI | Sehr gut lesbar, klare Linien | Empfohlen |
| 600 DPI | Hervorragend, große Datei | Für Zeichnungen / Details |
PDF per Fax senden mit SofortFax – so einfach geht's
- PDF hochladen – direkt auf sofortfax.de, ohne Account
- Faxnummer eingeben – mit Vorwahl, z. B. 089 für München
- Absender angeben – Name oder Firma für den Empfänger
- Bezahlen – einmalig ab 2,49 €, kein Abo
- Bestätigung erhalten – per E-Mail mit Sendeprotokoll
PDF direkt als Fax senden
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Fazit
Das ideale Format zum Faxen ist PDF – sauber, verlässlich und überall unterstützt. Word-Dokumente, JPG- und PNG-Dateien funktionieren ebenfalls, am besten aber vorher in PDF konvertieren. Farben gehen beim Faxen verloren, da Fax-Übertragung grundsätzlich schwarz-weiß ist. Mit einem Online-Faxdienst wie SofortFax kannst du dein PDF ganz ohne Faxgerät in Sekunden abschicken – und bekommst direkt ein Sendeprotokoll als Nachweis.