Wenn ein Elternteil oder ein Angehöriger plötzlich auf einen Pflegeheimplatz angewiesen ist, geht oft alles sehr schnell. Verfügbare Plätze müssen sofort gesichert werden, Unterlagen müssen eingereicht werden – und Zeit für persönliche Besuche in mehreren Einrichtungen ist oft nicht da. In dieser Situation ist Fax ein wichtiges Werkzeug: Voranmeldungen, Pflege-Checklisten und begleitende Informationen können per Fax sofort und schriftlich nachweisbar eingereicht werden.

Dieser Artikel erklärt, welche Dokumente bei der Pflegeheim-Anmeldung per Fax übermittelt werden können, was die Einrichtungen dafür brauchen – und wie sich der Prozess ohne Faxgerät schnell und einfach abwickeln lässt.

Warum Pflegeheime noch Fax verwenden

Pflegeheime und Pflegeeinrichtungen kommunizieren intern und mit Krankenhäusern, Pflegekassen, Ärzten und Angehörigen häufig per Fax. Der Grund ist derselbe wie in anderen Gesundheitseinrichtungen: Das Fax überträgt Dokumente mit Unterschrift und gilt als sicherer, datenschutzkonformer Übertragungsweg für sensible Patientendaten. Eine E-Mail ohne Verschlüsselung ist dafür nicht geeignet.

Für Angehörige, die einen Pflegeheimplatz suchen, bedeutet das: Voranmeldungen per Fax werden von den Einrichtungen gut akzeptiert und kommen oft schneller an als Post – mit dem Vorteil, dass der Sendebericht beweist, wann die Anfrage einging.

Was bei der Pflegeheim-Anmeldung per Fax übermittelt werden kann

Voranmeldung auf der Warteliste

Die meisten Pflegeheime haben Wartelisten für freie Plätze. Eine schriftliche Voranmeldung – also die Mitteilung, dass ein Platz benötigt wird – kann per Fax erfolgen. Das Datum des Eingangs sichert die Position auf der Warteliste ab. Je früher die Voranmeldung eingeht, desto besser die Aussichten auf einen frühen Platz.

Erstes Informationsschreiben mit Pflegegrad-Angabe

Beim Erstkontakt mit einem Pflegeheim reicht ein kurzes Fax: Name des pflegebedürftigen Angehörigen, Pflegegrad (1–5), gewünschter Einzugstermin, Wohnort und Kontaktdaten der Angehörigen. Das gibt der Einrichtung alle nötigen Erstinformationen für eine schnelle Rückmeldung zur Platzverfügbarkeit.

Medizinische Vorab-Unterlagen

Wenn ein Pflegeheim bereits einen Platz in Aussicht gestellt hat und nun Unterlagen für die pflegerische Einstufung anfordert, können folgende Dokumente per Fax übermittelt werden:

✅ Häufig per Fax eingereichte Unterlagen

Schritt für Schritt: Voranmeldung im Pflegeheim per Fax

1
Pflegeheime auswählen und Faxnummern heraussuchen Mehrere Einrichtungen in Frage kommen? Faxnummern auf den Websites oder per Telefonanruf herausfinden. Dann an alle gleichzeitig eine Voranmeldung schicken – jede Einrichtung separat und vollständig.
2
Voranmeldungsschreiben verfassen Name, Geburtsdatum und Pflegegrad des Angehörigen, gewünschter Einzugstermin (oder "so bald wie möglich"), Kontaktdaten der Angehörigen. Als PDF speichern.
3
PDF auf sofortfax.de hochladen Faxnummer des Pflegeheims eingeben, einmalig bezahlen, absenden. Sendebericht per E-Mail erhalten und aufbewahren.
4
Auf Rückmeldung warten & nachfassen Falls keine Rückmeldung innerhalb von 2–3 Werktagen kommt, telefonisch nachfragen und auf das Fax verweisen (Datum und Uhrzeit aus dem Sendebericht angeben).

Überleitung vom Krankenhaus ins Pflegeheim

Eine der häufigsten Situationen: Ein Angehöriger liegt nach einem Sturz, Schlaganfall oder einer anderen Akuterkrankung im Krankenhaus – und der Sozialdienst des Krankenhauses soll eine geeignete Pflegeeinrichtung vermitteln. In diesem Fall übernimmt der Sozialdienst oft die erste Kontaktaufnahme mit Pflegeheimen, meist per Fax.

Als Angehöriger können Sie diesen Prozess unterstützen, indem Sie selbst gezielt die Einrichtungen kontaktieren, die Sie bevorzugen. Ein Fax mit den wichtigsten Informationen – Pflegegrad, Diagnose, voraussichtliches Entlassungsdatum und Kontaktdaten – beschleunigt die Prüfung durch die Einrichtung erheblich.

Tipp: Sendeberichte als Wartelistennachweis Wenn mehrere Pflegeheime kontaktiert werden, kann es bei der Platzvergabe wichtig sein, zu belegen, seit wann man auf einer Warteliste steht. Der SofortFax-Sendebericht mit Datum und Uhrzeit kann als Nachweis dienen, dass die Voranmeldung zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Pflegeheim eingegangen ist.

Pflegegeld-Antrag bei der Pflegekasse: Was per Fax geht

Den Pflegegrad beantragen Sie nicht beim Pflegeheim, sondern bei der zuständigen Pflegekasse (die ist immer bei der jeweiligen Krankenkasse angesiedelt). Anträge, Widersprüche und Anfragen an die Pflegekasse können ebenfalls per Fax eingereicht werden – dasselbe gilt für den MDK (Medizinischer Dienst der Krankenversicherung), der die Begutachtung für den Pflegegrad vornimmt.

Wenn Sie gegen die Einstufung des Pflegegrades Widerspruch einlegen möchten, ist ein schriftlicher Widerspruch per Fax eine gute Möglichkeit, die Frist (in der Regel 4 Wochen nach Bescheiderhalt) sicher einzuhalten.

🇦🇹 Pflegeheim-Anmeldung in Österreich

In Österreich werden Pflegeheimplätze über die Sozialeinrichtungen der Bundesländer und Gemeinden vergeben. Die Anmeldung läuft je nach Bundesland unterschiedlich ab. In Wien ist die MA 40 (Soziales, Sozial- und Gesundheitsrecht) zuständig, in anderen Bundesländern die jeweilige Bezirkshauptmannschaft oder das Land selbst.

Das österreichische Pflegegeldsystem besteht aus 7 Pflegestufen (1–7) statt der deutschen 5 Pflegegrade. Den Antrag auf Pflegegeld stellt man beim zuständigen Pensionsversicherungsträger (PVA, SVA, BVAEB) oder beim Bundessozialamt. Diese Stellen haben Faxanschlüsse, die auf ihren Websites angegeben sind.

Österreichische Faxnummern beginnen mit +43. SofortFax versendet nach Österreich zum günstigen DE/AT-Tarif.

Häufige Fragen

Kann ich mich bei mehreren Pflegeheimen gleichzeitig per Fax voranmelden?
Ja, und das ist empfehlenswert – gute Pflegeheime haben oft lange Wartelisten. Sie können das gleiche Voranmeldungsschreiben als PDF vorbereiten und nacheinander an mehrere Einrichtungen faxen. Jeder Sendebericht belegt den Eingang bei der jeweiligen Einrichtung.
Welche Dokumente muss ich beim Pflegeheim einreichen?
Für die Voranmeldung reicht ein kurzes Informationsschreiben mit Name, Pflegegrad und Kontaktdaten. Für die eigentliche Aufnahme werden in der Regel der Pflegegrad-Bescheid, ein ärztlicher Bericht, die ausgefüllten Heimaufnahmeformulare und ggf. eine Vollmacht der Angehörigen benötigt. Viele dieser Unterlagen können vorab per Fax übermittelt werden.
Akzeptieren Pflegeheime per Fax eingereichte Unterlagen?
In der Regel ja – Pflegeheime kommunizieren routinemäßig per Fax mit Krankenhäusern, Ärzten und Pflegekassen. Voranmeldungen und Begleitdokumente per Fax sind üblich. Das Originalunterschrift für den Heimvertrag muss aber in der Regel persönlich oder per Post im Original eingereicht werden.
Kann ich einen Widerspruch gegen den Pflegegrad per Fax einlegen?
Ja. Widersprüche gegen Pflegegrad-Bescheide können schriftlich – auch per Fax – bei der Pflegekasse eingereicht werden. Die Widerspruchsfrist beträgt in der Regel 4 Wochen ab Erhalt des Bescheids. Der SofortFax-Sendebericht belegt den fristgerechten Eingang.
Wie beantrage ich Pflegegeld in Österreich?
In Österreich wird Pflegegeld beim zuständigen Pensionsversicherungsträger (PVA, SVA oder BVAEB) beantragt. Antragsformulare können auf den Websites heruntergeladen und ausgefüllt per Fax oder Post eingereicht werden. SofortFax sendet an österreichische Behörden zum DE/AT-Tarif.

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