Faxe empfangen ohne Faxgerät – das geht mit einem sogenannten Fax-to-E-Mail-Dienst. Du bekommst eine echte deutsche Faxnummer zugewiesen. Wer dir ein Fax schickt, sendet es ganz normal an diese Nummer. Du bekommst es dann als PDF-Anhang in deiner E-Mail. Kein Gerät, kein Papier, kein Thermopapier.
💡 Kurz zusammengefasst: Mit einer virtuellen Faxnummer kannst du Faxe per E-Mail empfangen – als PDF-Anhang, jederzeit und auf jedem Gerät abrufbar. Solche Nummern sind bei den meisten Faxdiensten gegen eine monatliche Gebühr erhältlich.
Wie funktioniert Fax-to-E-Mail?
Der Ablauf ist denkbar einfach:
- Du buchst eine virtuelle Faxnummer bei einem Online-Faxdienst.
- Du teilst diese Nummer deinen Kontakten mit (Arbeitgeber, Behörden, Versicherungen).
- Jemand sendet ein Fax an deine Nummer.
- Der Faxdienst empfängt das Fax, wandelt es in ein PDF um und schickt es an deine E-Mail-Adresse.
- Du öffnest das PDF wie jede andere E-Mail.
Wer braucht das?
Fax-to-E-Mail ist besonders nützlich für:
- Selbstständige und Freiberufler, die keine eigene Faxnummer haben, aber manchmal Faxe empfangen müssen
- Menschen, die Faxe von Behörden, Versicherungen oder dem Arbeitgeber erwarten
- Unternehmen, die ihre Faxnummer behalten, aber kein physisches Gerät mehr betreiben wollen
- Menschen im Ausland, die eine deutsche Faxnummer benötigen
Was kostet eine virtuelle Faxnummer?
Die meisten Anbieter verlangen eine monatliche Grundgebühr. Hier ein grober Überblick:
| Anbietertyp | Monatliche Gebühr | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Günstige Basis-Dienste | 3–8 €/Monat | Begrenzte Faxe pro Monat |
| Mid-Range Dienste | 8–15 €/Monat | Mehr Faxe, eigene Nummer wählbar |
| Business-Dienste | 15–30 €/Monat | Mehrere Nummern, API-Anbindung |
Nur gelegentlich Faxe empfangen?
Wer nur selten Faxe bekommt, muss nicht unbedingt eine Dauernummer buchen. Manche Dienste bieten temporäre Empfangsnummern an. Alternativ: Bitte den Absender, das Dokument stattdessen einzuscannen und per E-Mail zu schicken – das ist oft die einfachste Lösung.
Virtuelle Faxnummer: Was beim Wechsel zu beachten ist
Wenn du bereits eine physische Faxnummer hast (über ein altes Faxgerät oder eine ISDN-Leitung) und diese behalten möchtest, bieten viele Faxdienste die Rufnummernmitnahme an. Die Nummer bleibt dieselbe – du klingst also nicht ab, wenn Kunden oder Behörden an deine alte Nummer faxen. Frage deinen Anbieter nach diesem Service; die Mitnahme dauert in der Regel 2–4 Wochen.
Wer keine bestehende Nummer hat, wählt beim Anbieter eine neue. Viele Dienste erlauben die Auswahl nach Vorwahl – praktisch, wenn du z. B. eine Münchner (089), Hamburger (040) oder Berliner (030) Nummer bevorzugst.
Sicherheit und Datenschutz beim Fax-Empfang
Eingehende Faxe enthalten oft sensible Informationen – Arztberichte, Verträge, Gehaltsabrechnungen. Achte bei der Wahl eines Fax-to-E-Mail-Dienstes auf folgende Punkte:
- Serverstandort Deutschland oder EU – damit die Daten unter die DSGVO fallen
- Verschlüsselte Übertragung an deine E-Mail (TLS/SSL)
- Keine dauerhafte Speicherung der Faxinhalte auf fremden Servern – oder zumindest die Möglichkeit, empfangene Faxe zu löschen
- Klare Datenschutzerklärung des Anbieters
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehende Faxnummer zur virtuellen Nummer portieren?
Ja, die meisten Faxdienste unterstützen Rufnummernmitnahme (Portierung). Du behältst deine Nummer und empfängst Faxe künftig per E-Mail. Die Portierung dauert üblicherweise 2–4 Wochen und kann Kosten von einmalig 10–30 € verursachen.
Bekomme ich eine Benachrichtigung, wenn ein Fax eingeht?
Ja – der Faxdienst schickt das Fax automatisch als PDF-Anhang an deine E-Mail-Adresse. Du bekommst also eine normale E-Mail-Benachrichtigung, sobald etwas ankommt. Manche Dienste bieten auch SMS-Benachrichtigungen an.
Was passiert, wenn jemand ans Faxgerät faxen will, ich aber keines mehr habe?
Mit der virtuellen Faxnummer passiert das nahtlos: Der Absender wählt deine Nummer wie gewohnt. Er merkt keinen Unterschied – das Fax landet einfach bei dir als PDF per E-Mail statt auf Thermopapier.
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Fazit
Fax per E-Mail empfangen ist mit einer virtuellen Faxnummer problemlos möglich. Wer regelmäßig Faxe erhält, sollte eine Dauernummer bei einem seriösen Anbieter buchen. Wer nur gelegentlich ein Fax senden muss, kommt mit einem Einzelfax-Dienst wie SofortFax günstiger und ohne monatliche Kosten durch.