Fax ans Grundbuchamt: Anträge & Auszüge sicher einreichen

Das Grundbuchamt ist die zuständige Behörde für alle Eintragungen und Änderungen im deutschen Grundbuch – von der Eigentumsübertragung über Grundschulden bis hin zu Wohnrechten und Vorkaufsrechten. Obwohl viele Amtsgerichte inzwischen eine digitale Grundbucheinsicht anbieten, läuft die formale Kommunikation mit dem Grundbuchamt in bestimmten Fällen noch über das Fax. Wer kein Faxgerät hat, steht dann vor einem praktischen Problem.

Dieser Artikel klärt, welche Anträge und Anfragen ans Grundbuchamt per Fax möglich sind, was zwingend im Original eingereicht werden muss – und wie Sie ohne eigenes Gerät schnell und unkompliziert faxen können.

Was ist das Grundbuchamt und was macht es?

Das Grundbuchamt ist in Deutschland in der Regel beim zuständigen Amtsgericht angesiedelt. Es führt das Grundbuch – ein öffentliches Register, in dem alle Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte erfasst sind. Im Grundbuch stehen der aktuelle Eigentümer, eingetragene Grundschulden und Hypotheken, Dienstbarkeiten wie Wegerechte, Wohnrechte oder Leitungsrechte sowie Verfügungsbeschränkungen.

Jede Änderung im Grundbuch muss beantragt und vom Grundbuchamt eingetragen werden. Das geschieht meist durch einen Notar, kann aber in bestimmten Fällen auch durch die Parteien selbst oder deren Anwälte initiiert werden.

Was kann per Fax ans Grundbuchamt geschickt werden?

Das Grundbuchamt unterscheidet klar zwischen Anträgen, die einer notariellen Beglaubigung oder Beurkundung bedürfen, und solchen, für die eine einfache schriftliche Anfrage ausreicht.

Per Fax möglich: Anfragen und Informationsschreiben

Für formlose Anfragen an das Grundbuchamt – zum Beispiel Rückfragen zu einer laufenden Bearbeitung, Nachfragen zum Stand einer Eintragung oder die Ankündigung weiterer Unterlagen – ist das Fax oft der schnellste und zuverlässigste Weg. Solche Anfragen haben keine formalen Anforderungen und können jederzeit per Fax gestellt werden.

Per Fax möglich: Einsichtsanträge mit berechtigtem Interesse

Wer ein berechtigtes Interesse nachweisen kann – etwa Grundstücksnachbarn, potenzielle Käufer durch ihren Makler oder Kreditgeber –, kann einen Antrag auf Grundbucheinsicht per Fax stellen. Das Amtsgericht prüft das Interesse und gewährt dann Einsicht oder sendet einen Grundbuchauszug.

Nicht per Fax: Beurkundungspflichtige Anträge

Alles, was eine notarielle Beurkundung oder Beglaubigung erfordert, muss im Original eingereicht werden. Dazu gehören Auflassungserklärungen bei Eigentumsübertragungen, die Bewilligung und Eintragung von Grundschulden sowie Löschungsbewilligungen. Diese Dokumente sind immer notariell beglaubigt und werden direkt vom Notar ans Grundbuchamt übermittelt – Fax ist dafür nicht vorgesehen.

So finden Sie die Faxnummer des zuständigen Grundbuchamts

Das zuständige Grundbuchamt richtet sich nach dem Ort, an dem das Grundstück liegt – nicht nach Ihrem Wohnort. In den meisten Bundesländern ist das Grundbuchamt beim Amtsgericht angesiedelt. Die Faxnummern finden Sie:

• Auf der Website des jeweiligen Amtsgerichts (meist unter "Grundbuchamt" oder "Grundbuchabteilung")
• Über die zentrale Justizseite des jeweiligen Bundeslandes
• Beim zuständigen Notar, der die Faxnummern routinemäßig kennt
• Telefonisch beim Amtsgericht erfragen

Schritt für Schritt: Fax ans Grundbuchamt senden

Grundbuchauszug beantragen: Was ist der schnellste Weg?

Wer nur einen einfachen Grundbuchauszug benötigt – etwa für eine Finanzierung, einen Kaufvertrag oder zur persönlichen Einsicht – hat heute mehrere Möglichkeiten:

• Online über das Grundbuchportal: In vielen Bundesländern ist eine kostenpflichtige Online-Einsicht möglich (z.B. über grundbuch.de oder die Justizportale der Länder).
• Per schriftlichem Antrag: Brief oder Fax ans Grundbuchamt mit Nachweis des berechtigten Interesses.
• Über den Notar: Der Notar kann Grundbuchauszüge direkt abrufen und weiterleiten.

Das Fax ist vor allem dann sinnvoll, wenn kein Online-Zugang besteht oder wenn Sie begleitende Schreiben oder Nachweise zusammen mit dem Antrag einreichen müssen.

Grundbuch und Eigentumsübertragung: Was der Notar übernimmt

Bei einem Immobilienkauf übernimmt der Notar fast die gesamte Kommunikation mit dem Grundbuchamt. Er reicht die Auflassung (Eigentumsvormerkung), die Eintragungsbewilligung und alle weiteren beurkundeten Dokumente direkt beim Grundbuchamt ein. Käufer und Verkäufer müssen sich darum in der Regel nicht selbst kümmern.

Eigeninitiative beim Grundbuchamt ist vor allem in folgenden Situationen gefragt:

• Rückfragen zum Stand einer Eintragung nach dem Notartermin
• Anfragen nach einer Erbschaft, wenn Grundstücke ins Erbe fallen
• Löschung von Grundschulden nach vollständiger Rückzahlung (in Absprache mit der Bank)
• Eintragung von Wohnrechten oder Nießbrauch im Familienkreis