Büroservices, virtuelle Assistenzen und Sekretariatsdienste übernehmen für ihre Kunden alles, was im Büro liegen bleibt. Dazu gehört immer wieder ein Fax: an das Finanzamt, die Krankenkasse, einen Lieferanten oder eine Behörde. Ein eigenes Faxgerät lohnt sich dafür selten, zumal viele Assistenzen ortsunabhängig arbeiten.
💡 Kurz zusammengefasst: Klären Sie, in wessen Namen das Fax geht, und lassen Sie sich bei Bedarf eine Vollmacht geben. Senden Sie über einen Online-Faxdienst und geben Sie den Sendebericht an Ihren Kunden weiter. Für gewerbliche Nutzer gibt es bei SofortFax einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
In wessen Namen faxen Sie?
Bevor Sie ein Fax für einen Kunden senden, klären Sie, wer als Absender auftritt:
- Im Namen des Kunden: Das Schreiben ist vom Kunden unterschrieben, Sie übernehmen nur den Versand. Das ist der Normalfall bei Anträgen, Widersprüchen oder Kündigungen.
- Im eigenen Namen als Vertreter: Sie schreiben selbst für den Kunden, etwa eine Sachstandsanfrage. Dann brauchen Sie häufig eine Vollmacht, die Sie dem Fax beilegen.
Gerade Behörden und Versicherungen geben Auskünfte nur an Bevollmächtigte. Eine kurze, unterschriebene Vollmacht spart Rückfragen. Mehr im Artikel Vollmacht per Fax.
Datenschutz: Sie verarbeiten Kundendaten
Wer für Kunden faxt, verarbeitet deren Daten und oft auch Daten Dritter. Achten Sie auf diese Punkte:
- Vertrag mit dem Kunden: Regeln Sie, welche Daten Sie wofür verarbeiten.
- Auftragsverarbeitung: Für gewerbliche Nutzer bietet SofortFax einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO an.
- Datensparsamkeit: Löschen Sie gefaxte Dateien nach Abschluss aus Download-Ordnern und legen Sie sie nur dort ab, wo der Kunde es vorsieht.
- Nummer prüfen: Ein Fax an eine falsche Nummer ist eine Datenpanne.
SofortFax verarbeitet Dokumente auf Servern in Deutschland und löscht sie nach dem Versand.
Ablauf für ein Kundenfax
- Dokument vom Kunden erhalten – unterschrieben als PDF oder Foto.
- Faxnummer verifizieren – aus dem Schreiben des Empfängers oder dessen Website.
- Senden – Dokument bei SofortFax hochladen, Nummer eingeben, bezahlen.
- Sendebericht weiterleiten – an den Kunden, mit kurzem Hinweis, was wann gesendet wurde.
- Rechnung zuordnen – Zu jedem Fax kommt eine eigene Rechnung per E-Mail. Damit können Sie die Kosten sauber an den Kunden weiterberechnen.
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Eigene Faxnummer für den Büroservice
Wenn Sie regelmäßig für Kunden faxen oder Faxe empfangen müssen, lohnt sich ein Abo mit eigener Faxnummer. Bei SofortFax bekommen Sie im Starter-Tarif 20 und im Business-Tarif 50 Faxe pro Monat, dazu unbegrenzten Empfang. Eingehende Faxe kommen als PDF per E-Mail und lassen sich direkt an den betroffenen Kunden weiterleiten. Mehr dazu im Artikel Faxen im Loop.
Gute Gewohnheiten
- Ein einheitliches Deckblatt mit „im Auftrag von …“ und Ihren Kontaktdaten für Rückfragen
- Ein kurzes Versandprotokoll pro Kunde: Datum, Empfänger, Inhalt, Seitenzahl
- Fristen im gemeinsamen Kalender, damit nichts liegen bleibt
Mehrere Kunden, eine Arbeitsweise
Wer für viele Kunden faxt, profitiert von festen Abläufen. Legen Sie für jeden Kunden fest, wer Dokumente freigibt, an welche E-Mail-Adresse der Sendebericht geht und wie die Kosten abgerechnet werden. So vermeiden Sie Rückfragen und wissen auch Wochen später noch, welches Fax wann für wen rausgegangen ist.
Häufige Fragen zum Faxen im Büroservice
Brauche ich eine Vollmacht, um für Kunden zu faxen?
Wenn Sie nur ein vom Kunden unterschriebenes Schreiben versenden, meist nicht. Wenn Sie im eigenen Namen für den Kunden handeln, oft schon, besonders gegenüber Behörden und Versicherungen.
Gibt es eine Rechnung pro Fax?
Ja. Zu jedem Fax bekommen Sie eine Rechnung per E-Mail. So können Sie Kosten einzeln weiterberechnen.
Bietet SofortFax eine AVV an?
Ja, für gewerbliche Nutzer gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Kann ich Faxe für Kunden empfangen?
Mit einer eigenen Faxnummer im Abo. Eingehende Faxe kommen als PDF per E-Mail und lassen sich an den Kunden weiterleiten.
Fazit
Als Büroservice faxen Sie am besten über einen Online-Dienst: kein Gerät, Rechnung pro Fax, Sendebericht für den Kunden. Klären Sie Vollmacht und Datenschutz vorher, dann läuft das Kundenfax in wenigen Minuten.