„Schicken Sie uns bitte ein Fax." Diesen Satz hören Selbstständige und Freiberufler öfter als gedacht – vom Finanzamt, vom Auftraggeber, von der Versicherung oder vom Vermieter. Wer kein Faxgerät hat und auch keines kaufen möchte, kommt mit Online-Fax schnell und günstig ans Ziel.
💡 Kurz zusammengefasst: Die meisten Selbstständigen kommen mit einem Einzelfax-Dienst aus – kein Konto, kein Abo, kein Risiko. Ein Abo mit eigener Faxnummer lohnt sich erst, wenn du regelmäßig Faxe schicken und empfangen musst.
Wofür brauchen Selbstständige ein Fax?
Die häufigsten Anwendungsfälle bei Freelancern und kleinen Unternehmen:
- Dokumente ans Finanzamt (Einsprüche, Fristverlängerungen, Anträge)
- Kündigung von Verträgen (Versicherungen, Telekommunikation)
- Unterschriebene Verträge an Auftraggeber zurücksenden
- Angebote oder Bestellungen in konservativen Branchen
- Meldung bei Berufsverbänden oder Kammern
Wann reicht ein Einzelfax-Dienst?
Wenn du weniger als 10–15 Faxe pro Jahr verschickst und keine eigene Faxnummer brauchst, ist ein Einzelfax-Dienst die wirtschaftlich sinnvollste Lösung. Du zahlst nur dann, wenn du wirklich faxe schickst – ohne monatliche Kosten, ohne Abo, ohne Kündigung.
Gerade beim Finanzamt ist das ideal: Einsprüche oder Fristverlängerungsanträge werden nur selten benötigt – aber wenn, dann sofort. Mit einem Einzelfax-Dienst sendest du in wenigen Minuten ohne Vorbereitung.
Wann lohnt sich ein Abo mit eigener Faxnummer?
Ein monatliches Abo macht Sinn, wenn du:
- eine eigene Faxnummer auf dem Briefpapier oder der Website angeben möchtest
- regelmäßig Faxe von Kunden, Behörden oder Partnern empfangen musst
- mehr als 15–20 Faxe pro Monat sendest
- in einer Branche mit hohem Faxvolumen tätig bist (z. B. Steuerbüro, Kanzlei)
DSGVO und Datenschutz: Was Selbstständige wissen müssen
Beim Versenden von Kundendaten oder vertraglichen Informationen per Fax gelten dieselben Datenschutzpflichten wie bei E-Mails. Achte darauf, dass der Faxdienst seine Server in Deutschland oder der EU betreibt und DSGVO-konform arbeitet. Im Zweifel: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) anfragen.
Tipp: Fax als steuerlicher Betriebsausgabe
Die Kosten für Online-Faxe sind bei Selbstständigen in der Regel als Betriebsausgabe absetzbar – sowohl bei Einzelfax-Diensten als auch bei Abos. Halte die Belege und Rechnungen der Zahlungen einfach als digitale Belege.
Sofort faxen – ohne Abo
Für Selbstständige, die nur gelegentlich ein Fax brauchen:
kein Konto, kein Abo, sofort einsatzbereit.
Ab 2,49 € · Bestätigung per E-Mail · DSGVO-konform
Fazit
Für die meisten Selbstständigen und Freiberufler ist ein Einzelfax-Dienst völlig ausreichend. Kein Abo, kein Konto, keine monatlichen Kosten. Nur wenn regelmäßig Faxe empfangen werden müssen oder eine eigene Faxnummer auf Geschäftsunterlagen gewünscht ist, lohnt sich ein Abo-Modell.