Vollmacht per Fax senden: So geht's rechtssicher

Eine Vollmacht per Fax zu verschicken ist in Deutschland und Österreich in vielen Situationen rechtlich anerkannt und praktisch sinnvoll. Das Fax gilt als nachweisbare Übermittlungsform – gerade wenn es schnell gehen muss und keine Zeit für den Postweg bleibt. Dennoch gibt es Fälle, in denen eine Vollmacht beglaubigt oder notariell beurkundet sein muss. In diesem Artikel erfahren Sie, wann Fax genügt und worauf Sie achten sollten.

Was ist eine Vollmacht und wann brauchen Sie eine?

Eine Vollmacht ist eine rechtliche Erklärung, mit der Sie einer anderen Person (dem Bevollmächtigten) das Recht einräumen, in Ihrem Namen zu handeln. Das kann bei Behördenangelegenheiten nötig sein, wenn Sie selbst nicht erscheinen können – zum Beispiel bei Ämtern, Gerichten, Banken, Notaren oder Krankenversicherungen.

Typische Anlässe für eine Vollmacht per Fax sind: ein Beamter vertritt Sie beim Finanzamt, Ihr Steuerberater stellt Anträge in Ihrem Namen, ein Familienangehöriger holt Unterlagen ab oder ein Rechtsanwalt handelt für Sie in einem Verfahren.

Ist eine per Fax übermittelte Vollmacht rechtsgültig?

Grundsätzlich ja – sofern die jeweilige Situation keine notarielle Beurkundung oder Beglaubigung erfordert. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) sieht für die Erteilung einer Vollmacht keine besondere Form vor, solange das zugrunde liegende Rechtsgeschäft selbst nicht formbedürftig ist. Das bedeutet: Wenn Sie jemanden per Vollmacht beauftragen, einen Brief abzuholen oder ein Schreiben einzureichen, reicht ein per Fax übermitteltes Dokument in der Regel aus.

Wichtig: Formerfordernis beachten Für bestimmte Rechtsgeschäfte – etwa Immobilientransaktionen, Erbschaftsangelegenheiten oder Kontoauflösungen – verlangen Behörden oder Institutionen oft eine notariell beglaubigte oder beurkundete Vollmacht. In diesen Fällen ist ein Fax nicht ausreichend.

Wann genügt eine Vollmacht per Fax?

In den meisten alltäglichen Verwaltungsangelegenheiten ist eine per Fax übermittelte Vollmacht akzeptiert. Dazu gehören unter anderem:

Anfragen oder Anträge bei Finanzämtern (sofern keine spezielle Formvorgabe)
Krankenkassen – z. B. um Unterlagen oder Bescheinigungen abzuholen
Versorger wie Strom, Gas oder Telekommunikationsanbieter
Arbeitgeber – wenn ein Arbeitnehmer einen Vertreter bevollmächtigt
Viele Behörden auf kommunaler Ebene (Einwohnermeldeamt, Sozialamt etc.)

Das Fax hat dabei einen entscheidenden Vorteil: Es dokumentiert Datum und Uhrzeit der Übertragung und erzeugt ein Sendeprotokoll, das als Nachweis dient. Damit ist eine per Fax übermittelte Vollmacht deutlich besser nachzuverfolgen als eine E-Mail, bei der der Eingang nicht automatisch protokolliert wird.

Was muss eine Vollmacht enthalten?

Damit eine Vollmacht anerkannt wird, sollte sie folgende Bestandteile enthalten:

Name und Adresse des Vollmachtgebers (also Ihrer Person)
Name und ggf. Geburtsdatum des Bevollmächtigten
Umfang der Vollmacht – was genau darf der Bevollmächtigte tun?
Datum und Unterschrift des Vollmachtgebers
Ggf. Gültigkeitszeitraum oder Widerrufsvorbehalt

Beim Verschicken per Fax empfiehlt es sich, das Dokument zu unterschreiben, einzuscannen oder zu fotografieren und dann als PDF zu faxen – oder direkt als unterschriebenes Originaldokument zu faxen. So ist die Unterschrift klar sichtbar.

So senden Sie eine Vollmacht per Fax – Schritt für Schritt

Wer kein eigenes Faxgerät mehr hat, kann problemlos über einen Online-Faxdienst wie SofortFax eine Vollmacht versenden. Der Ablauf ist einfach:

Vollmacht ausfüllen und unterschreiben
Als PDF oder Bild speichern (z. B. Scan oder Foto)
Auf sofortfax.de die Ziel-Faxnummer der Behörde oder Institution eingeben
Dokument hochladen und absenden
Sendeprotokoll herunterladen – als Nachweis aufbewahren

Das Sendeprotokoll ist wichtig: Es beweist, dass die Vollmacht zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgreich zugestellt wurde. Bei Fristangelegenheiten kann das entscheidend sein.

Tipp: Sendeprotokoll als Beweis sichern Speichern Sie das Sendeprotokoll immer als PDF. Es enthält Datum, Uhrzeit und Faxnummer des Empfängers – das reicht in vielen Fällen als Nachweis für rechtzeitige Übermittlung aus.

Unterschied: Vollmacht, Generalvollmacht, Vorsorgevollmacht

Art der Vollmacht	Anwendung	Per Fax möglich?
Einfache Vollmacht	Einzelne Handlung oder Aufgabe	Ja, in der Regel
Generalvollmacht	Umfassende Vertretung in vielen Bereichen	Oft ja, aber prüfen
Vorsorgevollmacht	Regelung für Pflegefall/Betreuung	Empfohlen: Beglaubigung
Notariell beurkundete Vollmacht	Immobilien, Unternehmen, Erbsachen	Nein – Original erforderlich

Was tun, wenn die Stelle Fax ablehnt?

In der Praxis kommt es gelegentlich vor, dass Empfänger eine per Fax übermittelte Vollmacht ablehnen und auf dem Original bestehen. In diesem Fall sollten Sie:

Nachfragen, welche Formvorschrift genau gilt
Das Original postalisch nachsenden – und gleichzeitig das Fax als Fristwahrung geltend machen
Prüfen, ob eine beglaubigte Kopie ausreichend wäre

Bei Behörden gilt in Deutschland häufig: Das Fax reicht zur Fristwahrung, muss aber ggf. durch das Original bestätigt werden. Klären Sie das im Vorfeld, um Verzögerungen zu vermeiden.

🇦🇹 Vollmacht per Fax in Österreich

Auch in Österreich ist das Verschicken einer Vollmacht per Fax in vielen Fällen rechtlich anerkannt. Behörden wie das Finanzamt Österreich (BMF), die ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse) oder die AMS-Geschäftsstellen akzeptieren Vollmachten per Fax, sofern keine notarielle Beurkundung verlangt wird.

Österreichische Faxnummern haben das Format +43 gefolgt von der Ortskennzahl und Nummer. Wenn Sie von Deutschland nach Österreich faxen, ersetzen Sie die führende 0 der Wiener Vorwahl (01) durch +43 1. Beispiel: +43 1 XXXXXXX für eine Wiener Behörde, +43 316 XXXXXXX für Graz.

Bei der BH (Bezirkshauptmannschaft) oder dem Magistrat Wien ist es üblich, Vollmachten per Fax einzureichen – insbesondere wenn persönliches Erscheinen nicht möglich ist. SofortFax unterstützt Auslandsübertragungen nach Österreich ohne Aufpreis.

Häufige Fehler vermeiden

Damit Ihre Vollmacht per Fax akzeptiert wird, sollten Sie folgende Fehlerquellen vermeiden:

Fehlende Unterschrift: Das ist der häufigste Ablehnungsgrund. Die Vollmacht muss handschriftlich unterschrieben sein.
Unleserliche Übertragung: Achten Sie auf gute Druckqualität und ausreichend Kontrast beim Scan.
Unvollständige Angaben: Name des Bevollmächtigten und Umfang der Vollmacht müssen klar definiert sein.
Falsche Faxnummer: Prüfen Sie die Nummer vorab auf der offiziellen Website der Behörde.

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FAQ: Vollmacht per Fax

Ist eine per Fax übermittelte Vollmacht rechtsgültig?

Ja, in den meisten Fällen – sofern das Rechtsgeschäft selbst keine besondere Form erfordert. Für Immobilien, Erbschaft oder Kontovollmachten bei bestimmten Banken kann eine notariell beurkundete Vollmacht nötig sein.

Muss ich das Original nachreichen?

Das hängt vom Empfänger ab. Viele Behörden akzeptieren das Fax zur Fristwahrung, verlangen aber das Original zur Bestätigung. Klären Sie das vorab.

Kann ich von Österreich aus eine Vollmacht per Fax verschicken?

Ja. SofortFax funktioniert auch in Österreich und ermöglicht das Versenden an österreichische (+43) und deutsche (+49) Faxnummern. Das Sendeprotokoll dient dabei als Nachweis.

Wie lange ist eine Vollmacht per Fax gültig?

So lange wie in der Vollmacht angegeben – oder bis Sie diese widerrufen. Eine zeitliche Begrenzung sollten Sie in der Vollmacht vermerken, wenn gewünscht.

Was ist, wenn das Fax nicht ankommt?

Prüfen Sie das Sendeprotokoll. Wenn es einen Fehler zeigt, wiederholen Sie den Sendevorgang. Bei SofortFax erhalten Sie eine Benachrichtigung bei erfolgreicher Zustellung.