Kurzantwort: Viele Hausverwaltungen haben weiter eine Faxnummer, und für viele Schreiben ist ein Fax ein schneller Weg mit Nachweis. Für die Vollmacht zur Eigentümerversammlung verlangt das WEG die Textform (§ 25 Abs. 3 WEG), die ein Fax nach verbreiteter Auffassung erfüllt. Mit SofortFax lädst du das PDF oder ein Foto hoch, gibst die Faxnummer der Verwaltung ein und bekommst einen Sendebericht mit Bild der ersten Seite per E-Mail. Ohne Faxgerät, ohne Konto, ab 2,49 €. Ob ein Fax im Einzelfall genügt, hängt von der Erklärung und den Regeln deiner Gemeinschaft ab. Keine Rechtsberatung.
Auf einen Blick
| Typische Schreiben | Vollmacht zur Versammlung, Antrag zur Tagesordnung, Schadensmeldung, Rückfragen zur Abrechnung |
| Vollmacht | Textform genügt (§ 25 Abs. 3 WEG) |
| Nachweis | Sendebericht mit Zeitstempel, Zielnummer und Bild der ersten Seite |
| Preis | 2,49 € bis 5 Seiten, 3,49 € bis 20, 4,99 € bis 40 Seiten |
| Dauer | Meist unter 5 Minuten bis zur Zustellung |
Wann ein Fax an die Hausverwaltung sinnvoll ist
Als Eigentümer schreibst du der Verwaltung selten, aber wenn, dann meist unter Zeitdruck: Die Versammlung steht an, ein Wasserschaden muss gemeldet werden oder eine Frist aus dem Protokoll läuft. Ein Fax hat dabei zwei Vorteile. Es kommt sofort an und nicht erst in zwei Tagen. Und du hast danach einen Sendebericht, der zeigt, wann du was an welche Nummer geschickt hast.
Typische Fälle:
- Vollmacht für die Eigentümerversammlung, wenn du nicht selbst hingehst
- Antrag zur Tagesordnung oder ein Beschlussvorschlag
- Schadensmeldung am Gemeinschaftseigentum, etwa Dach, Fassade oder Leitungen
- Rückfragen oder Einwände zur Jahresabrechnung oder zum Wirtschaftsplan
- Zustimmung zu einem Umlaufbeschluss, wenn die Verwaltung das so vorsieht
Vollmacht zur Eigentümerversammlung per Fax
Seit der WEG-Reform 2020 gilt: Vollmachten für die Versammlung brauchen die Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Eine Originalunterschrift auf Papier ist dafür nicht vorgeschrieben. Ein Fax, aus dem hervorgeht, wer wen bevollmächtigt, erfüllt die Textform nach verbreiteter Auffassung. Manche Verwaltungen bitten trotzdem um ein bestimmtes Formular. Nimm dann genau dieses.
In die Vollmacht gehören:
- dein Name und die Wohnungsnummer oder Einheit
- Name des Bevollmächtigten
- Datum der Versammlung
- auf Wunsch Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten
- Ort, Datum und deine Unterschrift
Tipp: Schick die Vollmacht nicht erst am Versammlungstag. Ein oder zwei Werktage vorher gibt der Verwaltung Zeit, sie der Anwesenheitsliste zuzuordnen.
Umlaufbeschluss: Zustimmung per Fax
Beschlüsse außerhalb der Versammlung sind wirksam, wenn alle Eigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären (§ 23 Abs. 3 WEG). Wenn die Verwaltung dir dafür ein Formular schickt, kannst du es unterschreiben und per Fax zurückschicken, sofern sie Fax als Rückweg angibt. Halte dich an die Frist und den Rückweg, den sie nennt.
Wann ein Fax nicht reicht
Für manche Erklärungen schreibt das Gesetz, der Verwaltervertrag oder die Gemeinschaftsordnung eine strengere Form vor, zum Beispiel ein Original mit eigenhändiger Unterschrift. Und eine Beschlussanfechtung läuft nicht über die Verwaltung, sondern als Klage beim Amtsgericht. Wenn es um viel geht, lass dich vorher anwaltlich beraten.
So schickst du das Fax in zwei Minuten
PDF, JPG oder PNG, auch mehrere Dateien auf einmal. SofortFax fügt sie in deiner Reihenfolge zu einem Fax zusammen.
Nimm die Nummer aus dem Briefkopf, dem Protokoll oder dem Verwaltervertrag. So prüfst du sie: Faxnummer vor dem Senden prüfen.
Karte, Apple Pay, Google Pay oder PayPal. Sendebericht und Rechnung kommen per E-Mail.
Du bist unterwegs oder im Termin? Dann leg einen Wunschtermin fest, und das Fax geht zur gewählten Uhrzeit raus, zum Beispiel morgens um 9, wenn das Büro besetzt ist.
Warum Eigentümer SofortFax nutzen
- Kein Aufwand: kein Konto, kein Abo, kein Gerät. Hochladen, Nummer eingeben, bezahlen.
- Gewissheit: Jedes Fax wird nach dem Senden auf Zustellung geprüft. Ist die Leitung besetzt, versucht es das System automatisch noch einmal.
- Nachweis: Sendebericht mit Zeitstempel und Bild der ersten Seite, ideal für deine Unterlagen zur Immobilie.
- Persönlicher Support: Du schreibst mit mir direkt im Chat, nicht mit einem Ticketsystem.
Mehr zu Fristen und Nachweisen: Ist das Sendeprotokoll ein Beweis?
Häufige Fragen
Darf ich die Vollmacht für die Eigentümerversammlung per Fax schicken?
In der Regel ja. § 25 Abs. 3 WEG verlangt für Vollmachten die Textform, und ein Fax erfüllt sie nach verbreiteter Auffassung. Prüfe, ob deine Verwaltung ein bestimmtes Formular oder einen bestimmten Rückweg vorgibt.
Wo finde ich die Faxnummer meiner Hausverwaltung?
Im Briefkopf ihrer Schreiben, im letzten Versammlungsprotokoll, im Verwaltervertrag oder im Impressum ihrer Website. Nimm keine Nummer aus einem beliebigen Branchenverzeichnis.
Wie weise ich nach, dass mein Fax angekommen ist?
Du bekommst nach dem Versand einen Sendebericht per E-Mail mit Datum, Uhrzeit, Zielnummer, Seitenzahl und einem Bild der ersten Seite. Heb ihn zusammen mit dem Dokument auf.
Kann ich mehrere Unterlagen in ein Fax packen?
Ja. Wähl einfach mehrere Dateien aus, zum Beispiel Vollmacht und Fotos eines Schadens. SofortFax fügt sie zu einem Fax zusammen, bis 40 Seiten und 10 MB.
Brauche ich ein Konto oder ein Abo?
Nein. Du zahlst einmal pro Fax, 2,49 € bis 5 Seiten. Wenn du regelmäßig faxt, gibt es auch ein Abo mit eigener Faxnummer.
Kein Ticketsystem – ich lese Nachrichten selbst. Server in Deutschland, kein Abo, einmal bezahlen.