Viele Steuerkanzleien arbeiten heute mit Upload-Portalen. Trotzdem gibt es Situationen, in denen das Fax der schnellste Weg ist: Der Zugang zum Portal klemmt, die Kanzlei braucht ein einzelnes unterschriebenes Dokument oder ein Bescheid muss noch heute auf den Tisch, weil eine Frist läuft. Mit einem Online-Fax geht das ohne eigenes Gerät, direkt vom Handy oder PC.
💡 Kurz zusammengefasst: Nennen Sie Ihren Namen, die Mandantennummer, falls vorhanden, und was Sie schicken. Leiten Sie Steuerbescheide sofort weiter: Für einen Einspruch bleibt ab Bekanntgabe nur ein Monat.
Was Sie typischerweise an die Kanzlei faxen
- Steuerbescheide und Schreiben des Finanzamts
- Belege, die in der Steuererklärung noch fehlen, etwa Spendenquittungen oder Handwerkerrechnungen
- Unterschriebene Vollmachten oder Auftragsbestätigungen
- Lohnunterlagen, Bescheinigungen von Krankenkasse oder Arbeitgeber
Steuerbescheide sofort weiterleiten
Gegen einen Steuerbescheid kann nur innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch eingelegt werden. Bescheide, die per Post kommen, gelten am vierten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Ihre Steuerberatung braucht Zeit, den Bescheid zu prüfen. Wenn der Bescheid zwei Wochen in der Schublade liegt, wird es knapp. Faxen Sie ihn deshalb am besten am Tag des Eingangs und notieren Sie auf dem Anschreiben, wann er bei Ihnen angekommen ist.
Hat Ihre Kanzlei eine Empfangsvollmacht beim Finanzamt, bekommt sie den Bescheid ohnehin direkt. Fragen Sie nach, wenn Sie unsicher sind.
Belege so faxen, dass sie lesbar ankommen
Kassenbons auf Thermopapier, Rechnungen mit grauem Hintergrund oder schräg fotografierte Belege sind die häufigsten Ursachen für unleserliche Faxe. So vermeiden Sie das:
- Belege flach auf einen hellen Untergrund legen und bei gutem Licht von oben fotografieren
- Kleine Belege nicht einzeln, sondern zu zweit oder zu dritt auf ein Blatt kopieren
- Bei verblassten Kassenbons den Kontrast erhöhen oder den Betrag zusätzlich im Anschreiben nennen
- Digitale Rechnungen direkt als PDF senden, nicht ausdrucken und wieder abfotografieren
SofortFax entfernt graue Hintergründe automatisch und bringt Dokumente vor dem Versand auf A4. So kommen auch Fotos von Belegen deutlich besser an.
So senden Sie das Fax
- Kurzes Anschreiben – Name, Mandantennummer, Steuerjahr und Liste der Unterlagen.
- Dateien hochladen – PDF, JPG oder PNG, bis zu 40 Seiten in einem Vorgang.
- Faxnummer der Kanzlei eingeben – Sie steht im Briefkopf oder im Impressum der Kanzlei-Website.
- Bezahlen und senden – Den Sendebericht und die Rechnung bekommen Sie per E-Mail.
Unterlagen jetzt an die Kanzlei faxen
PDF hochladen, Faxnummer eingeben, fertig.
Kein Account, kein Abo – du zahlst nur einmal.
Ab 2,49 € (keine MwSt.) · Bestätigung per E-Mail · DSGVO-konform
Fax oder Upload-Portal?
Bietet Ihre Kanzlei ein Upload-Portal an, ist das für den laufenden Belegaustausch meist der bessere Weg: Die Dateien kommen in voller Qualität an und landen direkt in der richtigen Akte. Das Fax spielt seine Stärken aus, wenn es um Einzelstücke geht, um Eile oder um einen Beleg für den Zeitpunkt. Typisch sind ein frisch eingegangener Bescheid kurz vor dem Wochenende, eine unterschriebene Vollmacht oder eine Bescheinigung, die die Kanzlei noch heute braucht. Fragen Sie Ihre Kanzlei einfach, welcher Weg für welche Unterlagen gewünscht ist.
Datenschutz
Steuerunterlagen enthalten sensible Daten. Prüfen Sie die Faxnummer vor dem Senden genau, damit das Fax nicht an eine falsche Stelle geht. SofortFax verarbeitet die Daten auf Servern in Deutschland und löscht das Dokument nach dem Versand. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Faxen und DSGVO.
Checkliste vor dem Senden
- Mandantennummer und Steuerjahr auf dem Anschreiben
- Alle Seiten lesbar, nichts abgeschnitten
- Bei Bescheiden: das Eingangsdatum vermerkt
- Faxnummer der Kanzlei geprüft
Häufige Fragen zum Fax an den Steuerberater
Darf ich Steuerunterlagen per Fax schicken?
Ja. Viele Kanzleien nehmen Faxe weiterhin an. Prüfen Sie die Faxnummer genau und fragen Sie bei Ihrer Kanzlei nach, welcher Weg bevorzugt wird.
Wie schnell muss ich einen Steuerbescheid weiterleiten?
So schnell wie möglich. Die Einspruchsfrist beträgt einen Monat ab Bekanntgabe, und Ihre Steuerberatung braucht Zeit für die Prüfung.
Kommen Kassenbons per Fax lesbar an?
Oft nur mit Mühe, weil Thermopapier verblasst. Fotografieren Sie bei gutem Licht und nennen Sie wichtige Beträge zusätzlich im Anschreiben.
Bekomme ich eine Rechnung für das Fax?
Ja. Zu jedem Fax bekommen Sie eine Rechnung und den Sendebericht per E-Mail.
Fazit
Für einzelne Belege, unterschriebene Vollmachten und vor allem frisch eingegangene Steuerbescheide ist das Fax an die Kanzlei ein schneller und belegbarer Weg. Mit SofortFax geht das ohne Gerät und ohne Abo.