Personalwesen klingt nach digitalen Workflows und modernen HR-Tools. Und doch landet fast jede HR-Abteilung früher oder später vor dem gleichen Problem: Das Faxgerät muss her. Weil die Bundesagentur für Arbeit per Fax kommuniziert. Weil die Krankkasse das AU-Fax braucht. Weil die externe Personalvermittlung nichts anderes akzeptiert. Weil der Anwalt auf ein Fax besteht.
Fax im Personalwesen ist kein Rückschritt – es ist Realität. Und die Frage ist nur, wie man das 2026 möglichst reibungslos löst. Die Antwort: Online-Fax senden ohne Gerät, ohne Wartung, mit sofortigem Sendebericht und DSGVO-Konformität.
Kurz zusammengefasst: HR-Abteilungen senden mit SoortFax alle relevanten Personaldokumente per Fax direkt im Browser – ohne Gerät, ab 2,49 €, mit Sendebericht für die Akte.
Wo Fax im Personalwesen noch Standard ist
Konkret sind das die Situationen, in denen eine HR-Abteilung 2026 noch auf Fax angewiesen ist:
Kommunikation mit Behörden
- Bundesagentur für Arbeit: Meldungen, Anträge, Kurzarbeit-Unterlagen
- Finanzamt: Lohnsteuerbescheinigungen, Anfragen, Korrekturen
- Berufsgenossenschaft: Unfallmeldungen, Stammdaten-Änderungen
- Krankenkassen: Meldungen, Sozialversicherungsnachweise
- Sozialamt / Jobcenter: Beschäftigungsnachweise für Mitarbeiter
Interne und externe Personalvorgänge
- Übermittlung von Arbeitszeugnissen an neue Arbeitgeber oder Bewerber
- Abmahnungen mit Fristsetzung dokumentiert übermitteln
- Kündigungsbestätigungen oder Aufhebungsverträge an externe Stellen
- Anfragen an externe Personalvermittler und Zeitarbeitsunternehmen
- Lohnabtretungserklärungen und Pfändungsbescheide an Banken
Medizinisches und Krankenstand
- AU-Bescheinigungen von Arztpraxen per Fax empfangen (Standard in vielen Praxen)
- Anfragen an arbeitsmedizinische Dienste
- Betriebsärztliche Unterlagen weiterleiten
Das deckt die gesamte Bandbreite ab. Und in jeder dieser Situationen ist es entscheidend, dass die Übertragung dokumentiert ist.
DSGVO im Personalwesen: Das ist beim Faxen zu beachten
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt. Gehaltsabrechnungen, Krankheitsdauer, disziplinarische Vorgänge, Ausweiskopien – all das unterliegt strengen Datenschutzregeln nach der DSGVO.
Beim Faxen über einen Online-Dienst müssen deshalb folgende Punkte stimmen:
- Serverstandort Deutschland oder EU: Keine Datenweitergabe an US-Server
- Keine dauerhafte Speicherung von Inhalten: Das Dokument darf nach der Übertragung nicht gespeichert bleiben
- Verschlüsselte Übertragung: TLS-gesicherte Verbindung von der Website bis zum Empfänger-Netz
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Bei regelmäßiger Nutzung für Personaldaten sinnvoll
SoortFax betreibt alle Server in Deutschland und gibt keine Daten weiter. Für HR-Abteilungen ist das die Basis – nicht das Sahnehäubchen.
| Dokument | Empfänger | Sendebericht wichtig? |
|---|---|---|
| Arbeitszeugnis | Neuer Arbeitgeber, Bewerber | Empfohlen |
| Abmahnung | Mitarbeiter (indirekt), Anwalt | Ja – immer |
| Kündigung (Arbeitgeberseite) | Anwalt, Gericht | Ja – immer |
| Kurzarbeit-Meldung | Bundesagentur für Arbeit | Ja |
| Sozialversicherungsmeldung | Krankenkasse | Empfohlen |
| Lohnpfändung | Gericht, Bank | Ja – immer |
Warum der Sendebericht im HR so wichtig ist
Arbeitsrecht ist Streitrecht. Eine Abmahnung, die angeblich nicht ankam. Eine Kündigung, die zu spät zuging. Ein Zeugnis, das der neue Arbeitgeber nie erhalten haben will. Das Fax hat einen entscheidenden Vorteil: Der Sendebericht dokumentiert Datum, Uhrzeit und Empfängernummer – auf die Sekunde genau.
Das ist kein angenehmes Extra – das ist Beweissicherung. Wer in HR arbeitet, weiß wie schnell aus einem Missverständnis ein arbeitsrechtlicher Streit wird. Der Sendebericht ist dann die Dokumentation, die Ärger verhindert oder beendet.
SoortFax schickt den Sendebericht automatisch per E-Mail. Den druckst du aus und legst ihn zur Personalakte – fertig.
Fax für HR ohne Faxgerät: So läuft es in der Praxis
Stell dir vor, du musst als HR-Mitarbeiterin heute Nachmittag eine Abmahnung an einen externen Anwalt faxen, gleichzeitig eine AU-Bescheinigung aus dem System ans Krankenkassenportal weiterleiten und eine Kurzarbeitsanzeige an die Bundesagentur schicken. Mit einem Faxgerät: Ausdruck, Einlegen, Wählen, Warten, Kontrollieren. Dreimal.
Mit SoortFax: Drei PDFs, drei Faxnummern, dreimal auf Senden klicken. Drei Sendeberichte im E-Mail-Postfach. Erledigt, während die Kollegin noch den Drucker aufwärmt.
- Dokument als PDF: Aus dem HR-System exportieren, aus Word speichern oder als Scan hochladen
- soortfax.de öffnen: Kein Login, kein Account, direkt im Browser
- PDF hochladen + Nummer eingeben: Bundesagentur, Krankenkasse, Anwalt – jede Faxnummer funktioniert
- Senden: Ab 2,49 € pro Fax, Sendebericht kommt per E-Mail
Wer in HR regelmäßig faxen muss – 5 oder mehr Faxe pro Monat – sollte das Fax-Abo in Betracht ziehen. Dann gibt es ein festes Monatskontingent, keine Einzelzahlungen, planbare Kosten.
Tipp für HR-Teams: Legt alle Sendeberichte systematisch digital ab – z.B. als PDF im jeweiligen Mitarbeiter-Ordner oder im HR-System. Bei Streit ist der Zeitstempel euer bestes Argument.
Häufige Fragen: Fax im Personalwesen
Kann eine Kündigung per Fax rechtsgültig übermittelt werden?
Eine ordentliche Kündigung muss in der Regel schriftlich erfolgen – das Fax ist als gesetzliche Schriftform umstritten und sollte immer zusätzlich per Post gesendet werden. Als Nachweis des Zugang-Zeitpunkts ist der Sendebericht aber ideal und wird von Gerichten anerkannt.
Wie empfangen HR-Abteilungen AU-Bescheinigungen per Fax?
Arztpraxen senden AU-Bescheinigungen nach wie vor per Fax direkt an die HR-Abteilung. Mit SoortFax kannst du als Mitarbeiter oder Arztpraxis Dokumente per Fax weiterleiten. Für den Empfang von Faxen benötigt ihr eine eigene Faxnummer.
Ist Fax im HR DSGVO-konform?
Ja, wenn der Dienst Server in Deutschland betreibt und keine Daten weitergibt. SoortFax erfüllt diese Anforderungen. Personaldaten wie Gehaltsangaben, Krankheitsdauer und Adressen dürfen nur über DSGVO-konforme Kanäle übertragen werden.
Kann ich als HR-Mitarbeiterin von zuhause faxen?
Ja. SoortFax funktioniert von überall im Browser – Homeoffice, Unterwegs, Büro. Kein Faxgerät nötig. Das ist besonders praktisch wenn das Bürofaxgerät belegt oder defekt ist.
Jetzt HR-Dokumente per Fax senden
PDF hochladen, Faxnummer eingeben, Sendebericht erhalten – in unter 5 Minuten.
Kein Faxgerät, kein Abo, DSGVO-konform.
Ab 2,49 € · Sendebericht per E-Mail · Server in Deutschland · DSGVO-konform
Fazit: Fax im Personalwesen ist nicht wegzudenken
Solange Behörden, Anwälte und externe Partner auf Fax setzen, ist das Fax im Personalwesen Pflicht. Die Frage ist nur wie. Mit einem Gerät, das Toner kostet und in der Ecke steht – oder mit SoortFax, das in 3 Minuten erledigt ist, DSGVO-konform läuft und jeden Sendebericht automatisch per Mail liefert.
HR-Teams mit regelmäßigem Faxbedarf sind bei SoortFax richtig: schnell, zuverlässig, mit persönlichem Service wenn mal was nicht klappt.