Wer ein Fax sendet, fragt sich oft: Brauche ich ein Deckblatt? Und wenn ja, was muss draufstehen? Die gute Nachricht: Es gibt keine gesetzliche Pflicht zum Fax-Deckblatt. Aber es gibt gute Gründe, warum es trotzdem sinnvoll ist — besonders bei Behörden und Kanzleien, die täglich viele Faxe empfangen.
💡 Kurz zusammengefasst: Ein Fax-Deckblatt ist nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Es hilft dem Empfänger, das Fax sofort dem richtigen Vorgang und der richtigen Person zuzuordnen — und vermeidet, dass Ihr Schreiben in einem Stapel nicht zugeordneter Seiten untergeht.
Ist ein Fax-Deckblatt gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Weder das BGB noch die VwGO, die ZPO oder andere relevante Gesetze schreiben ein Deckblatt vor. Wenn Ihr Widerspruch oder Ihre Kündigung korrekt unterzeichnet und adressiert ist, ist das Fax auch ohne Deckblatt wirksam.
Ausnahme: Manche Behörden, Gerichte oder Versicherungen verlangen intern ein Deckblatt aus organisatorischen Gründen. Das steht dann in den jeweiligen Formulierungshinweisen oder Formblättern. Im Zweifelsfall kurz nachfragen.
Wann ist ein Deckblatt sinnvoll?
Ein Deckblatt lohnt sich immer dann, wenn:
- Das Fax an eine große Behörde oder Kanzlei geht, die viele Faxe täglich empfängt
- Sie ein Aktenzeichen oder eine Kundennummer haben, die für die Zuordnung wichtig ist
- Das Dokument sensible Informationen enthält (Warnung, dass nur der Empfänger es lesen soll)
- Sie mehrere Seiten senden und der Empfänger wissen soll, wie viele Seiten erwartet werden
- Sie eine Rückrufnummer hinterlassen möchten
Was muss auf ein professionelles Fax-Deckblatt?
Ein Deckblatt muss keine bestimmte Form haben. Aber diese Angaben sollten Sie immer einbauen:
| Feld | Inhalt | Pflicht? |
|---|---|---|
| Empfänger | Name / Behörde / Kanzlei | ✅ Ja |
| Faxnummer des Empfängers | Zur Kontrolle / Zuordnung | Empfohlen |
| Absender | Ihr vollständiger Name | ✅ Ja |
| Absender-Faxnummer / Telefon | Für Rückfragen | Empfohlen |
| Datum | Sendedatum | ✅ Ja |
| Betreff | Worum geht es? Aktenzeichen? | ✅ Ja |
| Seitenanzahl | „Seite 1 von 3 (inkl. Deckblatt)" | Empfohlen |
| Vertraulichkeitshinweis | Bei sensiblen Informationen | Optional |
Vorlage: Einfaches Fax-Deckblatt
Diese Vorlage können Sie direkt verwenden. Passen Sie die markierten Felder an Ihren Fall an:
FAX-ÜBERTRAGUNG
AN: [Name des Empfängers / Behörde]
FAX: [Faxnummer des Empfängers]
VON: [Ihr vollständiger Name]
TEL.: [Ihre Rückrufnummer]
FAX: [Ihre Faxnummer, falls vorhanden]
DATUM: [Sendedatum]
SEITEN: [Anzahl Seiten inkl. Deckblatt, z. B. 3]
BETREFF: [z. B. Widerspruch gegen Bescheid vom XX.XX.XXXX, Az. XXXXXX]
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Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei übersende ich Ihnen [kurze Beschreibung, z. B. meinen Widerspruch gegen den o. g. Bescheid].
Bei Rückfragen stehe ich unter der oben genannten Nummer zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihre Unterschrift / Ihr Name]
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Diese Übertragung ist vertraulich und ausschließlich für den genannten Empfänger bestimmt.
Wann kann man das Deckblatt weglassen?
In bestimmten Situationen ist das Deckblatt entbehrlich:
- Wenn das Dokument selbst bereits alle notwendigen Angaben enthält (Name, Adresse, Aktenzeichen)
- Bei einseitigen, klar beschrifteten Dokumenten
- Wenn Sie dem Empfänger vorab telefonisch Bescheid gegeben haben
- Bei standardisierten Formularen, die bereits Absenderfelder enthalten
Fax-Deckblatt in der digitalen Praxis — worauf achten?
Wenn Sie über Online-Fax-Dienste wie SofortFax senden, erstellen Sie das Deckblatt als erste Seite Ihres PDFs. SofortFax überträgt alle Seiten automatisch in der richtigen Reihenfolge. Ein separates Deckblatt-Dokument müssen Sie vorher mit dem Hauptdokument zu einer einzigen PDF-Datei zusammenführen (z. B. mit dem integrierten PDF-Editor Ihres Browsers oder mit kostenlosen Online-Tools).
Fax mit oder ohne Deckblatt senden — kein Gerät nötig
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