Behörden bekommen jeden Tag viele Faxe. Wer dort die Post verteilt, muss in Sekunden erkennen: Wer schreibt, worum geht es, wer ist zuständig? Fehlen diese Angaben, landet Ihr Fax im Zweifel erst einmal auf einem Stapel. Ein klares Anschreiben ist deshalb die halbe Miete.
💡 Kurz zusammengefasst: Absender, Empfänger, Datum, Aktenzeichen, ein eindeutiger Betreff, ein kurzer Text, die Liste der Anlagen und Ihre Unterschrift. Mehr braucht ein Fax-Anschreiben nicht.
Aufbau eines Fax-Anschreibens
1. Absender
Vollständiger Name, Anschrift und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen. Bei manchen Behörden kommt eine Kennnummer dazu, etwa die Steuernummer, die Kundennummer beim Jobcenter oder die Versichertennummer.
2. Empfänger
Name der Behörde, wenn bekannt die Abteilung oder die zuständige Person, und die Faxnummer. Die Faxnummer zu nennen hat einen praktischen Grund: Wird das Fax ausgedruckt und weitergereicht, ist der Weg nachvollziehbar.
3. Datum und Aktenzeichen
Das Aktenzeichen ist die wichtigste Angabe überhaupt. Übernehmen Sie es genau so, wie es im Schreiben der Behörde steht. Haben Sie noch keines, etwa bei einem Erstantrag, schreiben Sie das in den Betreff.
4. Betreff
Ein Betreff, der sofort sagt, worum es geht: „Widerspruch gegen den Bescheid vom 12. September“, „Nachreichung von Unterlagen zu Ihrem Schreiben vom …“ oder „Antrag auf Fristverlängerung“.
5. Text
Kurz und sachlich. Ein Anliegen pro Schreiben. Was wollen Sie, und bis wann? Wenn Sie etwas beantragen, verwenden Sie das Wort „beantrage“. Wenn Sie widersprechen, das Wort „Widerspruch“ oder „Einspruch“, je nachdem, was in der Rechtsbehelfsbelehrung steht.
6. Anlagen
Listen Sie alle beigefügten Dokumente auf und nennen Sie die Gesamtseitenzahl. So fällt sofort auf, wenn eine Seite fehlt.
7. Unterschrift
Unterschreiben Sie handschriftlich und scannen oder fotografieren Sie das Blatt, oder fügen Sie eine Unterschrift in das PDF ein. Bei Widersprüchen und Anträgen ist die Unterschrift wichtig.
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Tipps, damit das Fax gut lesbar ankommt
- Schriftgröße mindestens 11 Punkt und eine schlichte Schrift. Sehr kleine Schrift kann beim Empfänger verschwimmen.
- Schwarz auf Weiß, keine farbigen Hintergründe oder hellgrauen Texte.
- Seitenränder einhalten. Text, der bis an den Rand reicht, kann abgeschnitten werden.
- Seitenzahlen wie „Seite 2 von 4“ helfen beim Zusammenführen.
SofortFax bringt hochgeladene Dokumente automatisch auf A4 und entfernt graue Hintergründe, damit beim Empfänger keine dunklen Seiten ankommen. Ein sauberes Ausgangsdokument ist trotzdem der beste Schutz.
Häufige Fehler
- Aktenzeichen vergessen – das Fax muss dann erst mühsam zugeordnet werden.
- Falsche Faxnummer – aus einem alten Schreiben oder einem Branchenverzeichnis übernommen. Prüfen Sie die Nummer im aktuellen Brief oder auf der Website der Behörde.
- Zu viel Text – lange Vorgeschichten verzögern die Bearbeitung. Wichtiges gehört in den ersten Absatz.
- Anlagen ohne Bezug – lose Seiten ohne Namen oder Aktenzeichen können verloren gehen. Schreiben Sie beides auch auf die Anlagen.
Kein Dokument zur Hand?
Auf der Startseite von SofortFax gibt es fertige Anschreiben für Behörden und Justiz, unter anderem mit Textbausteinen für Fristverlängerung, Unterlagen und Sachstandsanfragen. Sie füllen ein Formular aus, das Anschreiben wird erstellt und direkt gefaxt. Mehr dazu auf der Seite Fax an Behörden.
Häufige Fragen zum Fax-Anschreiben
Brauche ich ein Deckblatt und ein Anschreiben?
Nein. Ein Anschreiben mit allen Angaben kann das Deckblatt ersetzen. Ein separates Deckblatt lohnt sich, wenn Sie nur Anlagen ohne eigenen Text senden.
Muss das Fax unterschrieben sein?
Für Widersprüche, Einsprüche und Anträge sollten Sie das Schreiben unterschreiben, bevor Sie es faxen. Bei einfachen Nachfragen ist es nicht zwingend, schadet aber nie.
Wie bekomme ich eine Eingangsbestätigung?
Bitten Sie im Text ausdrücklich darum. Zusätzlich belegt der Sendebericht Datum, Uhrzeit und Seitenzahl der Übertragung.
Wie viele Anliegen gehören in ein Fax?
Am besten eines. Mehrere Anliegen in einem Schreiben werden oft nur teilweise oder verzögert bearbeitet.
Fazit
Ein gutes Fax-Anschreiben ist kurz und vollständig: Aktenzeichen, klarer Betreff, ein Anliegen, Anlagenliste und Unterschrift. Mit SofortFax senden Sie es ohne Faxgerät und erhalten den Sendebericht per E-Mail.