Jeder vierte Handwerksbetrieb in Deutschland faxt noch. Das hat mich ehrlich gesagt überrascht, als ich die Bitkom-Zahlen das erste Mal gesehen habe. Nicht weil ich gedacht hätte, das Fax sei weg — ich weiß genau, dass viele Behörden es nach wie vor verlangen. Aber dass Handwerksbetriebe im Vergleich zur Gesamtwirtschaft sogar überdurchschnittlich viel faxen — das war ein Moment, wo ich kurz nachdenken musste. Der branchenunabhängige Firmendurchschnitt in Deutschland liegt bei 18 Prozent. Im Handwerk sind es 26 Prozent.
Ich bin ziemlich sicher, dass das meistens kein begeistertes Faxen ist. Die meisten Betriebe wären wahrscheinlich lieber heute als morgen weg damit. Aber irgendein Lieferant schickt die Auftragsbestätigung nur per Fax. Oder die Stelle, die über eine öffentliche Ausschreibung entscheidet, erwartet die Unterlagen genau da. Oder es geht um eine Mängelrüge an einen Subunternehmer, die rechtssicher dokumentiert sein muss — und da ist der Fax-Sendebericht nach wie vor das stärkste Papier, das man in der Hand halten kann. Das Fax ist für viele Handwerksbetriebe kein Kommunikationsmittel aus Überzeugung. Es ist ein Zwang, den die Umgebung auferlegt.
Warum Handwerker in Deutschland noch faxen müssen
Das Fax hat sich im Handwerk aus einem sehr konkreten Grund gehalten: 63 Prozent der deutschen Handwerksbetriebe kritisieren die fehlende Digitalisierung bei Behörden und in der öffentlichen Verwaltung. Das ist keine abstrakte Zahl. Das bedeutet, dass mehr als die Hälfte aller Handwerksbetriebe in ihrer täglichen Arbeit auf Gesprächspartner treffen, die kein modernes digitales Eingangsformat anbieten — und stattdessen Fax verlangen. Behörden, Ämter und öffentliche Auftraggeber setzen auf das Fax, weil es für sie einen klar dokumentierten Eingangsnachweis produziert, den sie intern leicht verarbeiten können. Ob das sinnvoll ist oder nicht — darum geht es gerade nicht. Es ist die Realität, mit der Handwerksbetriebe umgehen müssen.
Dann sind da die Lieferanten. Wer als Dachdecker, Klempner, Elektriker, Heizungsbauer, Maler, Fliesenleger, Zimmerer, Sanitärinstallateur oder Schreiner Material beim Baustoffhändler bestellt, kennt das Phänomen: Viele der größeren Händler und Großhändler akzeptieren Bestellungen per Fax — teilweise sogar bevorzugt, weil das Dokument direkt in ihrem System landet und keine Rückfragen zur Lesbarkeit entstehen. Automatisierte Warenwirtschaftssysteme können Fax-Bestellungen sogar direkt einlesen und verarbeiten. Das ist nicht rückständig, das ist ein funktionierender Workflow, den diese Unternehmen über Jahre aufgebaut haben.
Hinzu kommt die Kommunikation mit Subunternehmern. Wenn auf einer Baustelle etwas nicht stimmt — ein Gewerk wurde nicht fachgerecht ausgeführt, ein Material entspricht nicht der Vereinbarung — dann ist die Mängelrüge per Fax die sauberste Lösung. Der Sendebericht trägt Datum und Uhrzeit. Das ist im Streitfall der entscheidende Unterschied zwischen "ich habe es gemeldet" und "ich kann beweisen, dass ich es gemeldet habe, und zwar genau zu diesem Zeitpunkt."
Der Fax-Sendebericht als Beweisdokument: Im Handwerk entstehen regelmäßig Situationen, in denen der Nachweis einer rechtzeitigen Meldung entscheidend ist — Mängelanzeigen, Fristen in Verträgen, Gewährleistungsansprüche. Der Fax-Sendebericht dokumentiert exakt, wann ein Dokument beim Empfänger eingegangen ist. Das ist eine Qualität, die E-Mail schlicht nicht bieten kann.
Das eigentliche Problem: kein Faxgerät, aber trotzdem Faxbedarf
Hier wird es interessant. Denn gleichzeitig haben viele Handwerksbetriebe ihr Faxgerät in den letzten Jahren abgeschafft — oder es ist einfach irgendwann kaputt gegangen und nie ersetzt worden. Der Hauptschuldige dafür heißt VoIP. Als die Telekom und andere Anbieter die klassischen Telefonanschlüsse auf IP-basierte Verbindungen umgestellt haben, haben Tausende von Faxgeräten aufgehört zu funktionieren. Fax über VoIP ist technisch möglich, aber es erfordert eine korrekte Konfiguration, und viele Geräte kommen mit dem veränderten Signal nicht zurecht. Die einfachste Lösung war für viele Betriebe: Gerät wegwerfen.
Was bleibt, ist eine sehr unbequeme Lücke. Der Auftrag muss raus, die Mängelrüge muss dokumentiert werden, die Behörde erwartet das Dokument per Fax — aber das Gerät ist weg. Und auf der Baustelle kauft man sich auch kein neues Faxgerät. Was dann passiert, kenne ich aus den Nachrichten, die bei mir ankommen: jemand fährt zurück ins Büro, sucht nach einem noch funktionierenden Gerät, oder versucht über eine Druckerei oder das Rathaus zu faxen. Alles umständlicher, als es sein müsste.
Genau für diese Situation ist sofortfax.de gemacht. Du brauchst kein Faxgerät, keine eigene Faxnummer und kein Abo. Du lädst dein Dokument als PDF hoch, gibst die Faxnummer des Empfängers ein, bezahlst pro Seite — und das war es. Der Sendebericht kommt direkt per E-Mail, mit Zeitstempel und Statusmeldung. Das funktioniert vom Laptop im Büro genauso wie vom Smartphone auf der Baustelle.
Fax senden ohne Faxgerät
PDF hochladen, Faxnummer eingeben, fertig. Sendebericht per E-Mail inklusive.
Funktioniert auch direkt vom Smartphone — keine App nötig.
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So sendest du ein Fax als Handwerksbetrieb
Der Ablauf ist in der Praxis deutlich unkomplizierter, als er sich anhört. Du brauchst das Dokument als PDF — das ist der einzige technische Schritt. Wenn du ein Angebot in Word oder einer Handwerker-Software erstellst, gibt es dort fast immer einen "Als PDF exportieren"-Button. Danach gehst du auf sofortfax.de, lädst das PDF hoch, gibst die Faxnummer des Empfängers ein — mit Vorwahl — und wählst deine E-Mail-Adresse für den Sendebericht. Dann Zahlung, Absenden, fertig.
Angebot, Mängelanzeige, Bestellung oder Formular — in jedem Programm als PDF exportieren. Mehrere Seiten sind kein Problem.
Keine Registrierung, kein Account. PDF hochladen und die Faxnummer des Empfängers eingeben — mit Vorwahl, zum Beispiel 030 für Berlin oder +43 316 für Graz.
Der Sendebericht mit Zeitstempel kommt direkt in dein Postfach. Den einfach zur Auftragsdokumentation ablegen.
Ab 2,49 € (keine MwSt.) pro Faxsendung, ohne Monatspauschale. Wer regelmäßig faxt, profitiert vom Abo mit Flatrate.
Welche Situationen im Handwerk wirklich nach Fax verlangen
Am häufigsten geht es im Handwerk um drei Dinge. Erstens Behörden: Das Bauamt, das Gewerbeamt, die Handwerkskammer — all diese Stellen haben Formulare und Anfragen, die sie nach wie vor lieber per Fax entgegennehmen als per E-Mail. Das liegt nicht daran, dass dort niemand auf Digitalisierung steht. Es liegt daran, dass Fax in vielen Verwaltungssystemen direkt als Dokument erfasst wird, während eine E-Mail erst ausgedruckt, abgeheftet und zugeordnet werden muss. Das klingt absurd, ist aber der Stand der Dinge in vielen Ämtern.
Zweitens öffentliche Aufträge. Wer als Handwerksbetrieb an kommunalen oder staatlichen Ausschreibungen teilnimmt, kennt die Forderung nach Fax-Übermittlung der Unterlagen. Auch wenn das online Vergaberecht Schritt für Schritt kommt — in der Praxis verlangen viele Auftraggeber noch immer den Faxweg, und der Sendezeitstempel ist der Beweis für die fristgerechte Einreichung.
Drittens Mängelrügen und Gewährleistungsfälle. Wenn du als Auftragnehmer einem anderen Handwerker oder Lieferanten eine Mängelanzeige schickst und dabei eine Frist setzt, willst du beweisen können, wann das Schreiben eingegangen ist. Per E-Mail ist das nicht möglich — du weißt nicht, ob die Mail geöffnet wurde. Per Einschreiben dauert es Tage. Per Fax ist der Eingangszeitpunkt Sekunden nach dem Senden dokumentiert. Das ist im Streitfall der entscheidende Vorteil, den du dir mit einem Fax kaufst.
Abo lohnt sich ab ~5 Faxen im Monat: Wer regelmäßig Bestellungen, Mängelrügen oder Behördenkommunikation per Fax abwickelt, spart mit dem SofortFax-Abo. Flatrate für alle Seiten, keine Überraschungen — du erreichst mich auch direkt über WhatsApp, wenn mal was nicht klappt.
Welche Faxnummern Handwerker am häufigsten brauchen
Die Faxnummern, die Handwerksbetriebe am häufigsten brauchen, lassen sich grob in vier Kategorien einteilen. Kommunale Ämter — Bauamt, Gewerbeamt, Ordnungsamt — haben fast alle Faxnummern, die auf der Website der jeweiligen Gemeinde oder Stadt zu finden sind. Handwerkskammern haben für jede Region eigene Durchwahlen, über die Registrierungen, Änderungen in der Handwerksrolle und Ausbildungsangelegenheiten abgewickelt werden können. Das gilt für die HWK München, die HWK Hamburg, die HWK Berlin, die HWK Köln, die HWK Stuttgart, die HWK Frankfurt Rhein-Main, die HWK Hannover und jede andere regionale Kammer — alle haben Faxnummern, alle akzeptieren schriftliche Eingaben per Fax. Krankenkassen sind im Handwerk relevant, wenn Meldungen für Mitarbeiter gemacht werden müssen — die Faxnummer der zuständigen Krankenkasse findet sich auf dem Beitragsnachweis oder der Website. Und dann sind da die Lieferanten und Großhändler, bei denen das Fax für Bestellungen nach wie vor ein akzeptierter Eingangskanal ist.
Ob du als Handwerksbetrieb in Bayern, Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen, Hamburg, Berlin, Hessen, Niedersachsen oder einem anderen Bundesland arbeitest — die Ausgangslage ist überall dieselbe: Behörden und Kammern erwarten Fax, das eigene Gerät ist weg, und der nächste Faxbedarf kommt sicher. SofortFax löst das ohne Hardware, ohne Vertrag und ohne Wartezeit.
| Empfänger | Typischer Anlass | Faxnummer finden |
|---|---|---|
| Bauamt / Untere Baubehörde | Genehmigungsanträge, Bauvoranfragen | Gemeindewebsite |
| Gewerbeamt | Gewerbeanmeldung, Änderungen | Stadtportal / Rathaus |
| Handwerkskammer (HWK) | Handwerksrolle, Ausbildungssachen | hwk-[region].de |
| Finanzamt | Anträge, Einsprüche | Bescheid / finanzamt-[ort].de |
| Krankenkasse (Arbeitgeber) | Meldungen, Bescheinigungen | Beitragsnachweis |
| Lieferant / Großhändler | Bestellungen, Reklamationen | Lieferschein / Website |
| Subunternehmer | Mängelrüge, Fristen | Vertrag / Briefkopf |
🇦🇹 Gewerbetreibende in Österreich — Fax über WKO und Behörden
Auch in Österreich ist das Fax für Handwerksbetriebe und Gewerbetreibende kein Relikt — es ist ein täglich genutzter Eingangskanal bei Behörden und Kammern. Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) als österreichisches Äquivalent zur deutschen Handwerkskammer akzeptiert Anfragen und Meldungen an ihre Landesstellen per Fax: Wien unter +43 1 514 50, Graz unter +43 316 601 0, Linz unter +43 732 7989 0, Salzburg unter +43 662 8888 und Innsbruck unter +43 590 905 0.
Die Gewerbeordnung Österreich (GewO 1994) regelt alle Aspekte der Gewerbeanmeldung und -ausübung — zuständige Behörde ist in der Regel die Bezirkshauptmannschaft (BH) oder das Stadtmagistrat. Beide Stellen haben Faxanschlüsse und akzeptieren schriftliche Eingaben per Fax. Für Meldungen an das AMS als Arbeitgeber — etwa Kurzarbeit, Lehrlingssachen oder Förderanträge — ist Fax nach +43 mit der regionalen AMS-Geschäftsstellennummer der direkte Weg. Österreichische Faxnummern werden auf sofortfax.de genauso eingegeben wie deutsche — einfach +43 statt der führenden 0, dann die Ortsvorwahl ohne weitere Null.
Gewerbetreibende in Wien, Graz, Linz, Salzburg, Innsbruck oder in den Bundesländern können über sofortfax.de genauso faxen wie aus Deutschland — ohne eigene Faxnummer, ohne Gerät, bezahlt per Überweisung oder Karte.
Brauche ich als Handwerksbetrieb eine eigene Faxnummer?
Das ist eine Frage, die ich regelmäßig bekomme — und die Antwort überrascht manche. Um Faxe zu senden, brauchst du gar keine eigene Faxnummer. Über sofortfax.de sendest du Faxe ab, ohne dass der Empfänger dir zurückfaxen kann. Das reicht für die meisten Situationen im Handwerk vollständig aus. Mängelanzeige an den Lieferanten, Bestellung beim Baustoffhändler, Formular ans Bauamt — alles raus, Sendebericht gesichert, fertig.
Wenn du dagegen auch Faxe empfangen möchtest — weil zum Beispiel ein Auftraggeber Auftragsbestätigungen per Fax zurückschickt — dann brauchst du eine eigene Faxnummer. Hierfür gibt es Online-Dienste, die dir eine virtuelle Faxnummer geben und eingehende Faxe als PDF weiterleiten. Das ist ein anderes Thema als das Senden. Für die meisten Handwerksbetriebe, die einfach nur gelegentlich ein Fax rausschicken müssen, ist SofortFax ohne eigene Nummer die unkompliziertere Lösung.
Wichtig bei der Faxnummer: Gib die Faxnummer immer mit vollständiger Vorwahl ein. Für deutsche Nummern bedeutet das: ohne führende 0, also statt 030-12345678 einfach 03012345678 — oder mit Ländervorwahl +49 30 12345678. Für österreichische Nummern: +43 anstelle der führenden 0. Ohne Vorwahl funktioniert das Fax nicht.
Häufige Fragen von Handwerksbetrieben
Kann ich ein Fax direkt vom Smartphone senden?
Ja. sofortfax.de ist als Website mobiloptimiert — du öffnest sie im Browser auf deinem Smartphone, lädst das PDF aus deiner Datei-App oder deinem Cloud-Speicher hoch und gibst die Faxnummer ein. Keine App-Installation, keine Anmeldung. Das funktioniert auch auf der Baustelle, solange du mobiles Datenvolumen oder WLAN hast.
Gilt ein Online-Fax rechtlich wie ein klassisches Fax?
Ja. Der rechtliche Status eines Faxes hängt nicht davon ab, ob es über ein Analoggerät oder einen Online-Dienst verschickt wurde. Entscheidend ist, dass das Dokument am Empfängergerät oder -server angekommen ist und der Sendebericht das dokumentiert. Online-Faxdienste wie sofortfax.de erzeugen denselben Sendebericht wie ein klassisches Gerät.
Was kostet das Faxen über SofortFax?
Eine einzelne Faxsendung kostet ab 2,49 € (keine MwSt.). Mehrseitige Dokumente werden entsprechend berechnet. Wer als Handwerksbetrieb regelmäßig faxe schickt, profitiert vom Abo-Modell mit Flatrate — da entfallen die Einzelkosten pro Seite. Das Abo kündigt sich monatlich, ohne Bindung.
Was mache ich, wenn ich die Faxnummer des Empfängers nicht kenne?
Bei Behörden findest du die Faxnummer fast immer auf der Website der zuständigen Stelle — Bauamt, Gewerbeamt, Handwerkskammer — unter "Kontakt" oder im Impressum. Bei Lieferanten steht die Faxnummer auf dem Briefkopf oder der Bestelldokumentation. Wenn du das Fax an einen Subunternehmer schickst, findest du seine Nummer im Vertrag oder in seiner E-Mail-Signatur. Notfalls kurz anrufen — der Begriff "Faxnummer" ist verständlich genug, um ihn telefonisch zu erfragen.
Kann ich als österreichischer Gewerbetreibender sofortfax.de nutzen?
Ja, das ist ausdrücklich möglich. Faxe nach Österreich sendest du an +43-Nummern. Faxe innerhalb Österreichs funktionieren genauso. Ich bekomme regelmäßig Anfragen aus Österreich — aus Wien, Graz, Linz und den Bundesländern — und das läuft problemlos. Du gibst die Nummer mit +43 ein, der Rest ist identisch.
Brauche ich eine eigene Faxnummer im Impressum?
Nein. Eine Faxnummer ist in Deutschland kein Pflichtbestandteil des Impressums. Das Impressum muss Postadresse, Telefon und E-Mail-Adresse enthalten — Fax ist optional. Wenn du also keine eigene Faxnummer hast, entsteht daraus keine rechtliche Pflicht, eine zu beschaffen. Du kannst trotzdem Faxe versenden, ohne eine eigene Nummer zu haben.
Fazit: Fax im Handwerk ist Pflicht — das Gerät dafür nicht
Das Fax wird im Handwerk so schnell nicht verschwinden. Solange Behörden, Handwerkskammern und Lieferanten es als Eingangskanal nutzen, müssen Handwerksbetriebe damit umgehen können. Die Frage ist nur, wie. Ein Faxgerät zu kaufen oder zu warten, macht für die meisten Betriebe keinen Sinn mehr — zu unzuverlässig über VoIP, zu wartungsintensiv, zu wenig genutzt.
Die Alternative ist sofortfax.de: Du sendest Faxe dann, wenn du sie brauchst, bezahlst nur für das, was du schickst, und bekommst den Sendebericht direkt in dein Postfach. Das funktioniert vom Büro aus, von zu Hause, vom Smartphone auf der Baustelle. Und wenn mal was nicht klappt, erreichst du mich direkt — das ist der Unterschied zu einem großen anonymen Online-Dienst.