Fax von Outlook senden – 3 Methoden im Vergleich (2026)

Du arbeitest täglich mit Outlook und musst plötzlich ein Dokument per Fax schicken – an das Finanzamt, einen Anwalt, die Krankenkasse oder eine Behörde in Österreich? Dann bist du nicht allein. Viele Berufstätige suchen genau nach dieser Möglichkeit. Die kurze Antwort: Outlook kann nicht direkt faxen – aber es gibt drei Wege, wie es trotzdem funktioniert.

Kann Outlook überhaupt Faxe senden?

Nein – nicht ohne Zusatz. Microsoft hat die native Fax-Funktion in Windows 10 und 11 stark zurückgefahren. In Outlook selbst gibt es keinen „Fax senden"-Button. Was es gibt:

• Den Windows-Fax- und Scandienst (in älteren Versionen eingebaut, heute manuell aktivierbar)
• E-Mail-to-Fax-Dienste, die per Empfänger-Format die E-Mail in ein Fax umwandeln
• Outlook-Add-ins von Drittanbietern (kostenpflichtig)

Alle drei Methoden erklären wir jetzt im Detail – mit ehrlicher Einschätzung, wann sie sich lohnen.

Methode 1: Fax per E-Mail-to-Fax aus Outlook senden

Das ist die bei weitem einfachste Methode für ein gelegentliches Fax aus Outlook heraus. Du benötigst keinen Faxdrucker, kein Modem und keine Installation. Du brauchst lediglich einen E-Mail-to-Fax-Dienst, der dir eine Absenderadresse zuweist.

So funktioniert das Prinzip

E-Mail-to-Fax-Dienste stellen dir eine Absender-E-Mail-Adresse bereit (z. B. dein-konto@faxdienst.de). Im Empfängerfeld deiner E-Mail gibst du die Faxnummer in einem bestimmten Format an – zum Beispiel +491234567890@faxdienst.de. Das Dokument hängst du als PDF oder Word-Datei an. Der Dienst wandelt deine E-Mail automatisch in ein Fax um und überträgt es an die Faxnummer des Empfängers.

Schritt-für-Schritt-Anleitung aus Outlook

1. Bei einem E-Mail-to-Fax-Dienst deiner Wahl registrieren und Absenderadresse notieren
2. In Outlook eine neue E-Mail erstellen
3. Im Feld „An:" die Faxnummer im Format +49XXXXXXXXXX@anbieter.de eingeben (Format je nach Anbieter leicht unterschiedlich)
4. Im Betreff ggf. den Empfängernamen eintragen (erscheint auf dem Fax-Deckblatt)
5. Dokument als Anhang beifügen – PDF wird bevorzugt akzeptiert
6. E-Mail absenden – der Dienst übernimmt die Faxübertragung
7. Sendebericht kommt per E-Mail zurück

Methode 2: Windows-Faxdrucker in Outlook nutzen

Windows bringt einen integrierten Fax- und Scandienst mit – aber der ist standardmäßig deaktiviert und erfordert zusätzlich einen analogen Telefonanschluss oder ein Fax-Modem. In einer Zeit, in der die meisten Büros kein Festnetz mehr haben, ist diese Methode für viele Nutzer schlicht nicht umsetzbar.

Voraussetzungen

• Windows 10 oder 11 (Pro oder Home)
• Analoges Telefonkabel oder USB-Faxmodem
• Aktiver ISDN- oder analoger Festnetzanschluss

Schritt-für-Schritt

1. In Windows-Einstellungen → Optionale Features → „Windows-Fax- und Scandienst" aktivieren
2. Unter „Windows-Fax und -Scan" einen Faxaccount einrichten und mit dem Telefonanschluss verbinden
3. In Outlook das Dokument öffnen und über Datei → Drucken → Drucker „Fax" auswählen
4. Im Fax-Assistenten Empfängernummer eingeben und senden

Klingt aufwändig – ist es auch. Die meisten Nutzer, die diesen Weg versuchen, scheitern spätestens beim fehlenden Telefonanschluss oder Modem.

Methode 3: Outlook-Add-in eines Faxanbieters

Mehrere Faxanbieter bieten Outlook-Add-ins an, die einen „Fax senden"-Button direkt in Outlook integrieren. Die Bedienung ist komfortabel, aber diese Add-ins sind in der Regel monatlich kostenpflichtig – und lohnen sich nur für Nutzer, die täglich oder wöchentlich faxen.

Für ein einmaliges Fax – zum Beispiel die Kündigung der Kfz-Versicherung, ein Schreiben ans Finanzamt oder ein Antrag bei der Krankenkasse – zahlt man mit einem Abo zu viel.

Vergleich: Outlook-Methoden vs. direktes Online-Fax

Kriterium	E-Mail-to-Fax	Windows-Faxdrucker	Add-in	SofortFax direkt
Einrichtungsaufwand	Gering	Hoch	Mittel	Keiner
Funktioniert ohne Abo	Teilweise	Ja	Nein	Ja
Kein Festnetz nötig	Ja	Nein	Ja	Ja
Sendebericht / Nachweis	Teilweise	Teilweise	Ja	Ja, per E-Mail
Funktioniert auf Handy	Nein	Nein	Nein	Ja
Österreich (AT-Nummern)	Ja	Ja	Ja	Ja

Die einfachere Alternative: Fax direkt im Browser senden

Ehrlich gesagt: Die meisten Nutzer, die einmal im Monat oder einmal im Jahr faxen müssen, wollen keine Outlook-Konfiguration, kein Modem und kein Abo. Sie wollen einfach ihr Dokument hochladen, die Faxnummer eingeben – und fertig.

Genau das macht SofortFax.de: Du öffnest die Website im Browser – ob auf dem Computer, dem iPhone oder einem Android-Gerät – lädst dein PDF hoch, gibst die Faxnummer ein und bezahlst einmalig per Karte. Kein Abo. Keine Registrierung. Kein Festnetz.

Fax an österreichische Behörden senden

SofortFax sendet auch an österreichische Faxnummern – also an das Finanzamt Österreich, die ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse), das AMS (Arbeitsmarktservice) oder die Bezirkshauptmannschaft. Österreichische Faxnummern beginnen mit der Landesvorwahl +43. Die Eingabe erfolgt einfach mit dem Pluszeichen direkt in das Nummernfeld.

Häufige Fragen zum Faxen über Outlook