Du arbeitest täglich mit Outlook und musst plötzlich ein Dokument per Fax schicken – an das Finanzamt, einen Anwalt, die Krankenkasse oder eine Behörde in Österreich? Dann bist du nicht allein. Viele Berufstätige suchen genau nach dieser Möglichkeit. Die kurze Antwort: Outlook kann nicht direkt faxen – aber es gibt drei Wege, wie es trotzdem funktioniert.

💡 Kurz zusammengefasst: Für ein einmaliges Fax aus Outlook ist Methode 1 (E-Mail-to-Fax) am einfachsten. Für regelmäßiges Faxen empfiehlt sich ein direktes Online-Fax-Tool ohne Outlook-Umweg – zum Beispiel SofortFax.de, das ohne Einrichtung, ohne Abo und ohne App sofort funktioniert.

Kann Outlook überhaupt Faxe senden?

Nein – nicht ohne Zusatz. Microsoft hat die native Fax-Funktion in Windows 10 und 11 stark zurückgefahren. In Outlook selbst gibt es keinen „Fax senden"-Button. Was es gibt:

Alle drei Methoden erklären wir jetzt im Detail – mit ehrlicher Einschätzung, wann sie sich lohnen.

Empfohlen

Methode 1: E-Mail-to-Fax

Faxnummer als E-Mail-Adresse eingeben. Dienst wandelt die Mail in ein Fax um. Keine Einrichtung am PC.

Aufwändig

Methode 2: Windows-Faxdrucker

Faxdrucker in Windows einrichten und über Outlook drucken. Erfordert Telefonanschluss oder Fax-Modem.

Kosten

Methode 3: Add-in

Outlook-Add-in eines Faxanbieters installieren. Bequem, aber mit Monatsgebühr verbunden.

Methode 1: Fax per E-Mail-to-Fax aus Outlook senden

Das ist die bei weitem einfachste Methode für ein gelegentliches Fax aus Outlook heraus. Du benötigst keinen Faxdrucker, kein Modem und keine Installation. Du brauchst lediglich einen E-Mail-to-Fax-Dienst, der dir eine Absenderadresse zuweist.

So funktioniert das Prinzip

E-Mail-to-Fax-Dienste stellen dir eine Absender-E-Mail-Adresse bereit (z. B. dein-konto@faxdienst.de). Im Empfängerfeld deiner E-Mail gibst du die Faxnummer in einem bestimmten Format an – zum Beispiel +491234567890@faxdienst.de. Das Dokument hängst du als PDF oder Word-Datei an. Der Dienst wandelt deine E-Mail automatisch in ein Fax um und überträgt es an die Faxnummer des Empfängers.

Schritt-für-Schritt-Anleitung aus Outlook

  1. Bei einem E-Mail-to-Fax-Dienst deiner Wahl registrieren und Absenderadresse notieren
  2. In Outlook eine neue E-Mail erstellen
  3. Im Feld „An:" die Faxnummer im Format +49XXXXXXXXXX@anbieter.de eingeben (Format je nach Anbieter leicht unterschiedlich)
  4. Im Betreff ggf. den Empfängernamen eintragen (erscheint auf dem Fax-Deckblatt)
  5. Dokument als Anhang beifügen – PDF wird bevorzugt akzeptiert
  6. E-Mail absenden – der Dienst übernimmt die Faxübertragung
  7. Sendebericht kommt per E-Mail zurück

⚠️ Wichtig: Nicht alle E-Mail-to-Fax-Dienste sind kostenlos. Viele verlangen ein Abo oder berechnen pro Seite. Vergleiche die Konditionen vor der Registrierung – einmalige Faxe sind bei reinen Prepaid-Diensten oft günstiger.

Methode 2: Windows-Faxdrucker in Outlook nutzen

Windows bringt einen integrierten Fax- und Scandienst mit – aber der ist standardmäßig deaktiviert und erfordert zusätzlich einen analogen Telefonanschluss oder ein Fax-Modem. In einer Zeit, in der die meisten Büros kein Festnetz mehr haben, ist diese Methode für viele Nutzer schlicht nicht umsetzbar.

Voraussetzungen

Schritt-für-Schritt

  1. In Windows-Einstellungen → Optionale Features → „Windows-Fax- und Scandienst" aktivieren
  2. Unter „Windows-Fax und -Scan" einen Faxaccount einrichten und mit dem Telefonanschluss verbinden
  3. In Outlook das Dokument öffnen und über Datei → Drucken → Drucker „Fax" auswählen
  4. Im Fax-Assistenten Empfängernummer eingeben und senden

Klingt aufwändig – ist es auch. Die meisten Nutzer, die diesen Weg versuchen, scheitern spätestens beim fehlenden Telefonanschluss oder Modem.

Methode 3: Outlook-Add-in eines Faxanbieters

Mehrere Faxanbieter bieten Outlook-Add-ins an, die einen „Fax senden"-Button direkt in Outlook integrieren. Die Bedienung ist komfortabel, aber diese Add-ins sind in der Regel monatlich kostenpflichtig – und lohnen sich nur für Nutzer, die täglich oder wöchentlich faxen.

Für ein einmaliges Fax – zum Beispiel die Kündigung der Kfz-Versicherung, ein Schreiben ans Finanzamt oder ein Antrag bei der Krankenkasse – zahlt man mit einem Abo zu viel.

Vergleich: Outlook-Methoden vs. direktes Online-Fax

Kriterium E-Mail-to-Fax Windows-Faxdrucker Add-in SofortFax direkt
Einrichtungsaufwand Gering Hoch Mittel Keiner
Funktioniert ohne Abo Teilweise Ja Nein Ja
Kein Festnetz nötig Ja Nein Ja Ja
Sendebericht / Nachweis Teilweise Teilweise Ja Ja, per E-Mail
Funktioniert auf Handy Nein Nein Nein Ja
Österreich (AT-Nummern) Ja Ja Ja Ja

Die einfachere Alternative: Fax direkt im Browser senden

Ehrlich gesagt: Die meisten Nutzer, die einmal im Monat oder einmal im Jahr faxen müssen, wollen keine Outlook-Konfiguration, kein Modem und kein Abo. Sie wollen einfach ihr Dokument hochladen, die Faxnummer eingeben – und fertig.

Genau das macht SofortFax.de: Du öffnest die Website im Browser – ob auf dem Computer, dem iPhone oder einem Android-Gerät – lädst dein PDF hoch, gibst