Eine unbezahlte Rechnung ist ärgerlich. Noch ärgerlicher wird es, wenn man später nicht beweisen kann, dass man gemahnt hat. Genau hier schlägt das Fax die E-Mail: Der Sendebericht dokumentiert exakt, wann die Mahnung beim Empfänger eingegangen ist. Das ist im Streitfall vor Gericht oder beim Inkasso bare Münze. Wer rechtssicher mahnen will, faxe.
Warum Fax statt E-Mail? Eine Mahnung per E-Mail gilt erst dann als zugegangen, wenn der Empfänger sie gelesen hat – oder das zumindest zu erwarten war. Das ist schwer zu beweisen. Ein Fax gilt dagegen als zugegangen, sobald es am Empfangsgerät eingegangen ist. Das Datum auf dem Sendebericht ist der Beweis.
Wann brauche ich eine Mahnung – und was muss drinstehen?
Nach deutschem Recht gerät ein Schuldner automatisch in Verzug, wenn er eine fällige Forderung trotz Fälligkeit und Rechnungserhalt nicht bezahlt. Bei Verträgen zwischen Unternehmen (B2B) tritt der Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Trotzdem ist eine schriftliche Mahnung sinnvoll, weil sie den Verzug eindeutig dokumentiert und die Grundlage für eventuelle Inkassoschritte bildet.
Eine rechtsgültige Mahnung enthält mindestens:
- Name und Adresse des Gläubigers (also Ihre Angaben)
- Name und Adresse des Schuldners
- Datum der ursprünglichen Rechnung und Rechnungsnummer
- Den offenen Betrag (ggf. zzgl. Verzugszinsen)
- Eine konkrete Zahlungsfrist (z. B. „bis zum [Datum]")
- Ihre Bankverbindung
Muster: Mahnung per Fax
Tipp: Erstellen Sie die Mahnung als PDF und faxen Sie sie direkt über SofortFax. Der Sendebericht dient als Beweis für Datum und Uhrzeit des Eingangs – ohne dass Sie eine eigene Faxnummer oder ein Faxgerät benötigen.
Erstmahnung, zweite Mahnung, Letzte Mahnung – wann was?
Gesetzlich vorgeschrieben ist nur eine Mahnung, um den Verzug zu begründen (außer bei B2B-Verträgen, wo er oft automatisch eintritt). In der Praxis staffeln viele Unternehmen die Mahnstufen:
| Stufe | Ton | Inhalt | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| 1. Mahnung | Freundlich erinnernd | Hinweis auf offene Rechnung, neue Zahlungsfrist | 7–14 Tage warten |
| 2. Mahnung | Bestimmt | Verweis auf 1. Mahnung, Ankündigung von Konsequenzen | 7–10 Tage warten |
| Letzte Mahnung | Formal, unmissverständlich | Frist setzen, Inkasso oder Klage ankündigen | Inkasso oder Mahnbescheid |
Jede dieser Mahnstufen sollten Sie per Fax versenden – und jeden Sendebericht aufbewahren. Das ergibt ein lückenloses Dokumentationsbild, falls es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt.
Mahnung per Fax und Verzugszinsen
Sobald ein Schuldner in Verzug ist, haben Sie Anspruch auf Verzugszinsen. Bei Verbraucherverträgen (B2C) beträgt der Verzugszinssatz 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der EZB, bei B2B-Verträgen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Außerdem können Sie eine Mahnpauschale von 40 € geltend machen (§ 288 Abs. 5 BGB) – das gilt für B2B-Verhältnisse.
In der Mahnung müssen Verzugszinsen nicht unbedingt berechnet werden – es reicht ein Hinweis, dass Sie sich die Geltendmachung vorbehalten. Die Zinsberechnung erfolgt dann im Mahnbescheid oder in der Klage.
Achtung: Eine Mahnung, die per E-Mail geschickt und nicht geöffnet wurde, gilt rechtlich möglicherweise nicht als zugegangen. Ein Fax mit Sendebericht ist hier die sichere Alternative – der Eingangszeitpunkt ist eindeutig dokumentiert.
Schritt für Schritt: Mahnung per Fax senden
- Mahnung als PDF erstellen: Nutzen Sie das Muster oben oder Ihr eigenes Briefpapier mit Firmenlogo. Als PDF speichern.
- SofortFax aufrufen: Gehen Sie auf sofortfax.de – kein Account, kein Abo nötig.
- PDF hochladen und Faxnummer des Schuldners eingeben: Faxnummer mit Vorwahl eintragen. Bei Unternehmen oft im Impressum der Website zu finden.
- Senden und Sendebericht sichern: Sie erhalten eine Sendebestätigung per E-Mail. Diese zusammen mit der Mahnung und der Originalrechnung aufbewahren.
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Für Österreich: Mahnung per Fax nach +43
Auch in Österreich ist das Fax im Geschäftsverkehr ein anerkannter Zustellweg. Die rechtlichen Grundlagen ähneln dem deutschen Recht: Nach § 918 ABGB gerät der Schuldner nach Mahnung und Fristablauf in Verzug. Die Mahnung muss zugegangen sein – der Fax-Sendebericht ist auch in Österreich ein anerkannter Nachweis dafür.
- Faxnummern österreichischer Unternehmen beginnen mit +43 (Landeskennzahl Österreich).
- Wien: +43 1 [Nummer], Graz: +43 316, Linz: +43 732, Salzburg: +43 662, Innsbruck: +43 512.
- SofortFax unterstützt Faxversand nach Österreich – einfach die +43-Nummer eingeben.
- Für das österreichische gerichtliche Mahnverfahren gilt: Die vorherige schriftliche Mahnung ist zwar keine Pflicht, aber eine sinnvolle Dokumentation, bevor man zum Bezirksgericht geht.
Häufige Fragen zur Mahnung per Fax
Ist eine Mahnung per Fax rechtsgültig?
Ja. Eine Mahnung per Fax ist rechtsgültig, sobald sie am Empfangsgerät des Schuldners eingegangen ist. Der Sendebericht dokumentiert Datum und Uhrzeit des Eingangs und gilt als Beweis im Streitfall.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich klagen kann?
Gesetzlich ist nur eine Mahnung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen – bei B2B-Verträgen oft sogar keine, wenn 30 Tage nach Fälligkeit verstrichen sind. Für den gerichtlichen Mahnbescheid brauchen Sie gar keine vorherige Mahnung. Aus Dokumentationsgründen empfehlen sich dennoch zwei bis drei Stufen.
Was kostet ein Fax über SofortFax?
Einzelne Faxe kosten bei SofortFax ab 2,49 € (keine MwSt.) – ohne Abo, ohne Registrierung. Wenn Sie regelmäßig Mahnungen oder andere Geschäftsdokumente faxen, lohnt sich ein Business-Abo mit Flatrate.
Kann ich die Faxnummer des Schuldners herausfinden?
Bei Unternehmen finden Sie die Faxnummer meist im Impressum der Website, auf Briefköpfen oder in der E-Mail-Signatur. Bei Privatpersonen steht die Faxnummer manchmal im Mietvertrag, Dienstleistungsvertrag oder in der Korrespondenz. Alternativ hilft die Suche im Telefonbuch.
Fazit
Mahnungen per Fax zu versenden ist die rechtssicherste Methode, um den Zugang einer Mahnung nachzuweisen. Im Gegensatz zur E-Mail dokumentiert der Fax-Sendebericht eindeutig, wann das Dokument beim Empfänger eingegangen ist. Mit SofortFax versenden Sie Ihre Mahnung in wenigen Minuten – ohne Faxgerät, ohne Abo. Den Sendebericht einfach mit der Kopie der Mahnung und der Originalrechnung ablegen: fertige Dokumentation für